Zeiterfassung-Editor

Zeiterfassung-Editor

Der Zeiterfassung-Editor ermöglicht Dir die vollständige Verwaltung von Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden. Ob einfaches Ein- und Ausstempeln oder komplexes Arbeitszeitkonto mit Genehmigungsprozess - mit diesem Modul hast Du alles unter Kontrolle.

Funktionsüberblick

Stempeluhr

Ein- und Ausstempeln per App mit automatischer Zeiterfassung

Pausen

Pausenzeiten erfassen und gesetzliche Vorgaben einhalten

Arbeitszeitkonto

Überstunden und Minusstunden verwalten

Export

Zeitdaten für Lohnbuchhaltung exportieren

Hauptbereiche

Das Zeiterfassungs-Modul besteht aus mehreren miteinander verbundenen Bereichen:

Für Mitarbeiter

Bereich	Beschreibung
Stempeluhr	Ein- und Ausstempeln mit aktuellem Status
Meine Arbeitszeiten	Übersicht aller eigenen Zeiteinträge
Manueller Eintrag	Zeiten nachträglich erfassen
Arbeitszeitkonto	Saldo, Überstunden und Wochenfortschritt
Pausen	Pausenzeiten starten und beenden

Für Administratoren

Bereich	Beschreibung
Übersicht	Dashboard mit aktuell eingestempelten Mitarbeitern
Team-Export	Zeitdaten für alle Mitarbeiter exportieren
Genehmigungen	Manuelle Einträge und Korrekturen freigeben
Einstellungen	Regeln für Pausen, Stempelzeiten und mehr

Schnelleinstieg

1. Modul aktivieren: Aktiviere das Zeiterfassungs-Modul im Feature-Gate
2. Grundeinstellungen: Lege fest, ob Pausen und manuelle Einträge erlaubt sind
3. Pausenregeln: Konfiguriere die gesetzlichen Pausenvorgaben (ArbZG)
4. Arbeitszeitkonto: Optional: Aktiviere das Stundenkonto mit Soll-Stunden
5. Standorte: Optional: Definiere Arbeitsorte für Geofencing
6. Benachrichtigungen: Aktiviere die Push-Typen im Allgemein-Tab, damit der Genehmigungs-Workflow automatisch meldet

Editor-Tabs

Der Zeiterfassung-Editor ist in sieben Tabs organisiert:

Allgemein

Grundlegende Einstellungen für das gesamte Modul:

• Pausenerfassung ein-/ausschalten
• Standort-Erfassung aktivieren
• Manuelle Einträge erlauben
• Anzeige-Optionen (Kontostand, Wochenübersicht)
• Push-Benachrichtigungen (Eingereicht / Genehmigt / Abgelehnt / Auto-Ausstempeln / Erinnerungen)

Modul-Aktivierung

Das Zeiterfassungs-Modul wird über das Feature-Gate-System beim Modul-Setup aktiviert oder deaktiviert — nicht über diesen Editor.

Mehr zu Allgemein

Stempeln

Regeln für das Ein- und Ausstempeln:

• Frühes Einstempeln (Minuten vor Schichtbeginn)
• Verspätungs-Karenzzeit
• Auto-Ausstempeln nach X Stunden
• Notizpflicht für manuelle Einträge
• Schicht-Integration

Mehr zu Stempeln

Pausen

Pausenmanagement und gesetzliche Vorgaben:

• Einzelne Pausen erfassen oder automatisch abziehen
• Standard-Pausendauer
• Pflichtpausen nach ArbZG (6h/9h-Regel)
• Erweiterte Pausenregeln

Mehr zu Pausen

Konto

Arbeitszeitkonto-Einstellungen:

• Arbeitszeitkonto aktivieren
• Soll-Stunden pro Woche
• Flex-Zeit-Grenzen (Überstunden/Minusstunden)

Mehr zu Konto

Genehmigung

Genehmigungs-Workflows:

• Genehmigung für Zeiteinträge
• Genehmigung für Korrekturen
• Automatische Genehmigung nach X Tagen

Mehr zu Genehmigung

Standorte

Geofencing und Arbeitsorte:

• Standort-Erfassung aktivieren
• Geofence-Radius festlegen
• Arbeitsorte hinzufügen und verwalten

Mehr zu Standorte

Export

Export-Einstellungen:

• CSV-Export aktivieren
• PDF-Export aktivieren
• Datums- und Zeitformat wählen

Mehr zu Export

Stempeluhr-Funktionen

Status-Anzeige

Die Stempeluhr zeigt Dir immer den aktuellen Status:

• Nicht eingestempelt: Grauer Status
• Eingestempelt: Grüner Status mit Uhrzeit seit Arbeitsbeginn
• In Pause: Gelber Status während der Pausenzeit

Die Stempeluhr ermöglicht schnelles Ein- und Ausstempeln:

• Einstempeln: Ein Tippen startet die Arbeitszeit
• Pause starten/beenden: Pausenzeiten separat erfassen
• Ausstempeln: Beendet den Arbeitstag
• Aktuelle Session: Zeigt Bruttozeit, Pausen und Nettozeit

Automatisches Ausstempeln

Als Sicherheitsfunktion werden Mitarbeiter nach einer konfigurierbaren Zeit (Standard: 12 Stunden) automatisch ausgestempelt. Dies verhindert vergessene Ausstempelungen.

Schicht-Integration

Wenn das Schichten-Modul aktiv ist:

• Einstempeln kann auf Schichtzeiten beschränkt werden
• Frühes Einstempeln wird auf X Minuten vor Schichtbeginn begrenzt
• Verspätungen werden erfasst und können gewarnt werden

Arbeitszeitkonto

Soll-Ist-Vergleich

Das Arbeitszeitkonto vergleicht Deine geleisteten Stunden (Ist) mit den erwarteten Stunden (Soll) und berechnet automatisch Über- oder Minusstunden.

Das Arbeitszeitkonto bietet:

• Wochenfortschritt: Balken zeigt aktuellen Stand
• Soll-Stunden: Konfigurierbare Wochenarbeitszeit
• Überstunden-Guthaben: Maximales Guthaben begrenzen
• Minusstunden-Grenze: Maximale Minusstunden festlegen
• Monatsübersicht: Entwicklung über den Monat

Flex-Zeit-Grenzen

Du kannst Grenzen für das Arbeitszeitkonto festlegen:

• Max. Überstunden: z.B. +100 Stunden
• Max. Minusstunden: z.B. -20 Stunden

Bei Erreichen der Grenzen werden entsprechende Warnungen angezeigt.

Manueller Eintrag

Mitarbeiter können Zeiten manuell nachtragen, wenn:

• Manuelle Einträge in den Einstellungen erlaubt sind
• Optional: Eine Begründung erforderlich ist

Manuelle Einträge können einem Genehmigungsprozess unterliegen.

Export-Funktionen

Lohnbuchhaltung

Der CSV-Export ist ideal für den Import in Lohnbuchhaltungs-Software. Wähle das passende Datums- und Zeitformat für Dein System.

Verfügbare Export-Formate:

• CSV: Tabellendaten für Excel, Google Sheets oder Lohnbuchhaltung
• PDF: Druckbarer Arbeitszeitnachweis

Export-Optionen:

• Einzelner Mitarbeiter oder gesamtes Team
• Flexibler Zeitraum (Woche, Monat, benutzerdefiniert)
• Verschiedene Datums- und Zeitformate

Admin-Dashboard

Das Admin-Dashboard bietet eine Übersicht über:

• Aktuell eingestempelt: Wer arbeitet gerade?
• Heutige Aktivität: Alle Zeiteinträge des Tages
• Wochenübersicht: Geleistete Stunden im Team
• Team-Export: Zeitdaten für alle Mitarbeiter exportieren

Tipps

Pausenregeln beachten

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) schreibt vor: Nach 6 Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten Pause, nach 9 Stunden mindestens 45 Minuten. Konfiguriere diese Regeln im Pausen-Tab.

Geofencing nutzen

Mit Standort-Erfassung stellst Du sicher, dass Mitarbeiter nur am Arbeitsplatz stempeln können. Definiere Arbeitsorte mit GPS-Koordinaten und Radius.

Genehmigungsprozess

Aktiviere den Genehmigungsprozess für manuelle Einträge, um nachträgliche Änderungen zu kontrollieren. Mit Auto-Genehmigung nach X Tagen reduzierst Du den Verwaltungsaufwand.

Export automatisieren

Exportiere regelmäßig am Monatsende die Zeitdaten als CSV. So hast Du immer eine Sicherung und kannst die Daten in Deine Lohnbuchhaltung importieren.

Häufige Fragen

Wie kann ich vergessene Zeiten nachtragen?

Wenn manuelle Einträge aktiviert sind, findest Du die Option “Manueller Eintrag” im Menü. Trage Datum, Start- und Endzeit sowie optional eine Begründung ein. Je nach Einstellung muss der Eintrag genehmigt werden.

Was passiert bei einem vergessenen Ausstempeln?

Nach der konfigurierten Zeit (Standard: 12 Stunden) wird automatisch ausgestempelt. Du erhältst eine Benachrichtigung und kannst den Eintrag bei Bedarf korrigieren.

Wie funktioniert das Geofencing?

Beim Stempeln wird der GPS-Standort mit den definierten Arbeitsorten verglichen. Befindet sich der Mitarbeiter außerhalb des Radius, wird eine Warnung angezeigt. Das Stempeln ist trotzdem möglich, wird aber protokolliert.

Können Mitarbeiter ihre eigenen Zeiten korrigieren?

Das hängt von den Einstellungen ab. Wenn “Genehmigung für Korrekturen” aktiviert ist, müssen Änderungen von einem Vorgesetzten genehmigt werden. Andernfalls können Mitarbeiter ihre Zeiten selbst korrigieren.

Wie werden Überstunden berechnet?

Das Arbeitszeitkonto vergleicht wöchentlich die geleisteten Stunden mit den Soll-Stunden. Die Differenz wird als Überstunden (positiv) oder Minusstunden (negativ) auf das Konto gebucht.