Schichtplanung-Editor

Schichtplanung-Editor

Der Schichtplanung-Editor ermöglicht Dir die vollständige Verwaltung von Dienstplänen, Schichten und Mitarbeiter-Verfügbarkeiten. Ob einfache Wochen-Schichten oder komplexe Multi-Standort-Planung - mit diesem Modul hast Du alles unter Kontrolle.

Funktionsüberblick

Dienstpläne

Erstelle und verwalte Wochen- und Monatspläne für Dein Team

Schichttypen

Definiere verschiedene Schichtarten mit eigenen Farben und Zeiten

Verfügbarkeit

Mitarbeiter tragen ihre Verfügbarkeit selbst ein

Schichttausch

Flexibler Schichttausch zwischen Mitarbeitern mit optionaler Genehmigung

Hauptbereiche

Das Schichtplanungs-Modul besteht aus mehreren miteinander verbundenen Bereichen:

Für Mitarbeiter

Bereich	Beschreibung
Kalender	Übersicht aller Schichten in Tages-, Wochen- oder Monatsansicht
Meine Schichten	Liste der eigenen zugewiesenen Schichten
Offene Schichten	Verfügbare Schichten, die übernommen werden können
Verfügbarkeit	Eigene Verfügbarkeit für die Planung eintragen
Tausch-Anfragen	Schichten mit Kollegen tauschen oder abgeben

Für Administratoren

Bereich	Beschreibung
Dienstplan-Editor	Visueller Editor zum Erstellen und Bearbeiten von Dienstplänen
Schichttypen	Definition verschiedener Schichtarten
Standorte	Verwaltung mehrerer Arbeitsorte
Regeln	Arbeitszeit-Regeln und Validierung
Benachrichtigungen	Automatische Benachrichtigungen konfigurieren

Schnelleinstieg

1. Modul aktivieren: Aktiviere das Schichtplanungs-Modul im Feature-Gate
2. Schichttypen definieren: Erstelle Deine Schichttypen (z.B. Frühschicht, Spätschicht)
3. Mitarbeiter zuweisen: Verbinde das Modul mit Deinem Mitglieder-Modul
4. Ersten Dienstplan erstellen: Nutze den Dienstplan-Editor für Deinen ersten Plan
5. Verfügbarkeit aktivieren: Erlaube Mitarbeitern, ihre Verfügbarkeit einzutragen

Editor-Tabs

Der Schichtplanung-Editor ist in sechs Tabs organisiert:

Allgemein

Grundlegende Einstellungen für das gesamte Modul:

• Modul aktivieren/deaktivieren
• Standard-Kalenderansicht festlegen
• Wochenbeginn definieren (Montag oder Sonntag)

Mehr zu Allgemein →

Schichttypen

Definiere verschiedene Arten von Schichten:

• Name und Beschreibung
• Farbcodierung für den Kalender
• Standard-Zeiten (Beginn und Ende)
• Pausenzeiten

Mehr zu Schichttypen →

Standorte

Für Unternehmen mit mehreren Arbeitorten:

• Standorte hinzufügen und verwalten
• Standort-Filter im Kalender
• Mitarbeiter Standorten zuweisen

Mehr zu Standorte →

Regeln

Arbeitszeit-Regeln und Validierung:

• Maximale Arbeitsstunden pro Woche
• Mindest-Ruhezeit zwischen Schichten
• Überstunden-Handling

Mehr zu Regeln →

Anzeige

Visuelle Einstellungen für den Kalender:

• Standard-Ansicht (Tag, Woche, Monat, Liste)
• Farbschema und Darstellung
• Mitarbeiter-Gruppierung

Mehr zu Anzeige →

Benachrichtigungen

Automatische Benachrichtigungen konfigurieren:

• Neue Schicht zugewiesen
• Schicht geändert oder gelöscht
• Tausch-Anfrage erhalten
• Verfügbarkeit-Erinnerung

Mehr zu Benachrichtigungen →

Verfügbarkeit

Verfügbarkeits-Status

Mitarbeiter können ihre Verfügbarkeit mit vier verschiedenen Status angeben:

• Verfügbar (grün): Kann für Schichten eingeteilt werden
• Falls benötigt (gelb): Nur im Notfall verfügbar
• Bevorzugt (blau): Möchte gerne arbeiten
• Nicht verfügbar (rot): Kann nicht arbeiten

Die Verfügbarkeits-Funktion ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Arbeitsbereitschaft selbst zu verwalten:

• Tagesweise eintragen: Für jeden Tag einzeln Status setzen
• Zeitpräferenzen: Optional bevorzugte Arbeitszeiten angeben
• Schichttyp-Präferenzen: Bevorzugte Schichtarten markieren
• Notizen: Begründungen oder Hinweise hinzufügen
• Schnell-Aktionen: Alle Werktage oder Wochenenden auf einmal setzen

Genehmigungsprozess

Optional kannst Du einen Genehmigungsprozess für Verfügbarkeitsänderungen aktivieren:

• Mitarbeiter trägt Verfügbarkeit ein
• Manager prüft und genehmigt oder lehnt ab
• Bei Ablehnung mit Begründung

Fristen

Du kannst eine Frist festlegen, bis wann Verfügbarkeiten eingereicht werden müssen:

• Tage vor Beginn der Planungsperiode
• Nach Ablauf keine Änderungen mehr möglich
• Automatische Erinnerungen vor Fristablauf

Schichttausch

Tausch-Arten

Das System unterstützt drei verschiedene Tausch-Arten:

1. Direkter Tausch: Zwei Mitarbeiter tauschen ihre Schichten
2. Schicht abgeben: Eine Schicht wird zur Übernahme freigegeben
3. Schicht übernehmen: Angebot, die Schicht eines Kollegen zu übernehmen

Tausch-Prozess

1. Mitarbeiter erstellt Tausch-Anfrage
2. Ziel-Mitarbeiter (oder jeder bei “Schicht abgeben”) akzeptiert
3. Optional: Manager genehmigt den Tausch
4. Schichten werden automatisch umgebucht
5. Beide Mitarbeiter werden benachrichtigt

Tausch-Marktplatz

Der Marktplatz zeigt alle offenen Tausch-Anfragen:

• Schichten, die abgegeben werden
• Filter nach Datum und Schichttyp
• Ein-Klick-Übernahme

Manager-Ansicht

Manager sehen einen zusätzlichen Tab “Genehmigungen” mit:

• Alle ausstehenden Tausch-Anfragen
• Genehmigen oder Ablehnen mit Begründung
• Übersicht über abgeschlossene Tausche

Dienstplan-Editor

Der visuelle Dienstplan-Editor ist das Herzstück der Schichtplanung:

Funktionen

• Zeitleiste: Horizontale Zeitleiste mit Stunden
• Mitarbeiter-Zeilen: Jeder Mitarbeiter hat eine eigene Zeile
• Drag & Drop: Schichten per Ziehen erstellen und verschieben
• Zoom: Zeitleiste vergrößern/verkleinern
• Standort-Filter: Bei Multi-Standort nur relevante Mitarbeiter zeigen

Aktionen

• Vorlagen: Wochenpläne als Vorlage speichern und wiederverwenden
• Automatisch füllen: Schichten basierend auf Verfügbarkeit vorschlagen
• Veröffentlichen: Dienstplan für Mitarbeiter sichtbar machen
• Exportieren: Als PDF oder Excel exportieren

Landscape-Modus

Der Dienstplan-Editor funktioniert am besten im Querformat. Auf Mobilgeräten wird ein Hinweis zum Drehen des Geräts angezeigt.

Kalender-Ansichten

Tagesansicht

Detaillierte Ansicht eines einzelnen Tages:

• Alle Schichten nach Zeit sortiert
• Mitarbeiter-Zuweisungen sichtbar
• Status-Anzeige (offen, zugewiesen, bestätigt)

Wochenansicht

Komplette Woche auf einen Blick:

• Sieben Spalten für die Wochentage
• Schichten als farbige Blöcke
• Wochenend-Markierung

Monatsansicht

Kalender-Übersicht für den ganzen Monat:

• Kompakte Darstellung
• Anzahl Schichten pro Tag
• Navigation zwischen Monaten

Listenansicht

Chronologische Liste aller Schichten:

• Vier Wochen im Voraus
• Gruppiert nach Tag
• Schnelle Filtermöglichkeit

Tipps

Vorlagen nutzen

Erstelle Vorlagen für wiederkehrende Dienstpläne. So sparst Du Zeit bei der wöchentlichen Planung.

Verfügbarkeit früh abfragen

Setze die Frist für Verfügbarkeits-Eingaben mindestens eine Woche vor der Planung. So hast Du genügend Zeit für die Erstellung.

Farbcodierung

Nutze aussagekräftige Farben für Schichttypen. Grün für Frühschicht, Blau für Spätschicht, Gelb für Nachtschicht macht den Kalender übersichtlicher.

Offene Schichten

Aktiviere “Offene Schichten”, damit Mitarbeiter selbst verfügbare Schichten übernehmen können. Das entlastet die Planung.

Häufige Fragen

Wie kann ich eine Schichtvorlage erstellen?

Im Dienstplan-Editor findest Du unter “Mehr” (drei Punkte) die Option “Als Vorlage speichern”. Gib der Vorlage einen Namen und nutze sie später wieder.

Können Mitarbeiter ihre Schichten selbst tauschen?

Ja, wenn Du die Tausch-Funktion aktiviert hast. Unter “Regeln” kannst Du festlegen, ob Tausche direkt erfolgen oder eine Manager-Genehmigung benötigen.

Was passiert bei Schicht-Konflikten?

Das System prüft automatisch auf Konflikte (z.B. zwei Schichten zur gleichen Zeit). Konflikte werden angezeigt und müssen vor dem Speichern behoben werden.

Wie werden Mitarbeiter über neue Schichten informiert?

Wenn Benachrichtigungen aktiviert sind, erhalten Mitarbeiter automatisch eine Push-Benachrichtigung bei neuen Schichten, Änderungen oder Löschungen.

Kann ich Schichten für mehrere Standorte planen?

Ja, aktiviere unter “Allgemein” die Multi-Standort-Funktion. Dann kannst Du Standorte anlegen und Mitarbeiter sowie Schichten Standorten zuweisen.