Aufgaben-Editor

Der Aufgaben-Editor ist die zentrale Schaltstelle für alle Einstellungen rund um das Aufgaben-Modul deiner App. Du legst hier fest, wer Aufgaben anlegen darf, wie sie aussehen, welche Felder pflichtig sind und wie der Admin-Workflow für zugewiesene Aufgaben mit Nachweis-Pflicht abläuft.

Übersicht

Das Aufgaben-Modul kombiniert drei Welten in einem Modul:

Private Aufgaben

Persönliche To-dos, nur auf deinem Gerät gespeichert.

Team-Aufgaben

Gemeinsam mit anderen bearbeiten, kommentieren, zuweisen.

Admin-Aufgaben

Aufgaben an Nutzer ausspielen, Fortschritt messen, Nachweise prüfen.

Fünf Ansichten

Liste, Kanban, Kalender, Gruppiert und Dashboard.

Du kannst alle drei Aufgaben-Modi einzeln ein- und ausschalten. Wer nur eine private To-do-Liste braucht, aktiviert ausschließlich „Private Aufgaben”. Wer einen kompletten Admin-Workflow betreiben möchte, schaltet zusätzlich „Admin-Aufgaben” ein.

Editor öffnen

Öffne den Edit Mode in deiner App.
Gehe zu Module & Features.
Tippe auf Aufgaben-Modul und dann auf Bearbeiten.
Der Editor öffnet sich mit einer Vorschau am oberen Rand und sechs Tabs darunter.

Über der Tab-Leiste siehst du immer eine Live-Vorschau, die deine Änderungen sofort widerspiegelt — Farben, Karten-Stil und Beispiel-Aufgaben aktualisieren sich beim Anpassen der Einstellungen.

Die sechs Tabs

Tab	Was du hier einstellst
Allgemein	Modul-Titel, Aufgaben-Modi, Organisation, Ansichten, Gruppierung
Felder	Welche Felder pro Aufgabe sichtbar/optional/Pflicht sind, Limits
Status	Status- und Prioritäts-Listen mit Farben und Reihenfolge
Admin	Ziel-Typen, Eskalation, Nachweis-Workflow, CSV-Export
Layout	Farben (Light & Dark), Karten-Stil, Eckenradius, Abstände
Verhalten	Wisch-Aktionen, Pull-to-Refresh, Auto-Ausblenden, Push-Benachrichtigungen

Oben rechts findest du den Speichern-Button. Wenn du Änderungen machst, ohne zu speichern, erscheint ein kleiner orangener Punkt als Hinweis. Über das Aufklapp-Menü neben dem Speichern-Button kannst du außerdem Auf Standard zurücksetzen auswählen, falls du alle Anpassungen verwerfen möchtest.

„Auf Standard zurücksetzen” setzt nur die Modul-Einstellungen zurück — bereits angelegte Aufgaben bleiben erhalten.

Tab 1: Allgemein

Im Tab Allgemein legst du die grundlegende Ausrichtung des Moduls fest.

Modul-Titel

Hier vergibst du den Namen, der Nutzern in der App angezeigt wird (zum Beispiel in der oberen Leiste oder in der Bottom-Navigation). Du kannst den Titel für jede aktivierte Sprache hinterlegen — einfach auf den Sprach-Tab tippen und den passenden Begriff eingeben.

Wenn du den Titel nicht selbst füllst, nutzt die App automatisch den Standard-Begriff „Aufgaben”.

Organisations-Modus

Wähle aus, wie deine Aufgaben gruppiert werden:

Listen — Einfach: Aufgaben werden in benannten Listen gruppiert (vergleichbar mit klassischen Erinnerungs-Apps).
Projekte & Kategorien — Reichhaltig: Projekte bündeln Aufgaben, Kategorien klassifizieren zusätzlich nach Thema.

Aufgaben-Modi

Drei voneinander unabhängige Schalter:

Private Aufgaben — Jede Person verwaltet eigene To-dos. Bleibt vollständig auf dem Gerät, funktioniert auch ohne Internet.
Team-Aufgaben — Mitglieder weisen Aufgaben zu, kommentieren und bearbeiten gemeinsam in der Cloud.
Admin-Aufgaben — Admins spielen Aufgaben an Rollen oder Gruppen aus, mit optionalem Nachweis-Workflow.

Team- und Admin-Aufgaben benötigen ein eingerichtetes Cloud-Backend. Falls Cloud-Funktionen noch nicht aktiv sind, zeigt der Editor einen Warn-Hinweis mit einem direkten Link zur Einrichtung.

Standard-Ansicht

Hier wählst du, welche der fünf Ansichten beim Öffnen der Aufgaben-Seite zuerst gezeigt wird:

Liste — Klassische Aufgaben-Liste, zeilenweise.
Kanban — Spalten je Status (zum Beispiel Offen, In Arbeit, Erledigt) zum Verschieben per Tipp.
Kalender — Aufgaben am jeweiligen Fälligkeitstag im Monatsraster.
Gruppiert — Sortiert nach Tag, Kategorie, Projekt oder Priorität.
Dashboard — Kompakter Überblick mit Kennzahlen und nächsten Aufgaben.

Erlaubte Ansichten

Mit fünf einzelnen Schaltern entscheidest du, welche Ansichten Nutzern überhaupt zur Verfügung stehen. Wer „Kanban” deaktiviert, sieht den Punkt im Ansicht-Wechsler nicht mehr.

Mindestens eine Ansicht muss aktiv sein. Die ausgewählte Standard-Ansicht muss ebenfalls in den erlaubten Ansichten enthalten sein.

Standard-Gruppierung

Nur sichtbar, wenn die Ansicht Gruppiert aktiv ist. Du wählst, wie Aufgaben in dieser Ansicht initial sortiert werden:

Nach Tag — Heute, Morgen, Diese Woche, Später, Überfällig.
Nach Kategorie — z.B. Arbeit, Privat, Einkauf.
Nach Projekt — Projekt-Zugehörigkeit aus dem Projekte-Modus.
Nach Priorität — Niedrig bis Dringend.

Nutzer können in der App die Gruppierung jederzeit über kleine Auswahl-Chips ändern.

Tab 2: Felder

Im Tab Felder bestimmst du, welche zusätzlichen Felder pro Aufgabe gezeigt werden — und ob Nutzer sie ausfüllen müssen.

Sichtbarkeit pro Feld

Für jedes der folgenden Felder wählst du eine von drei Optionen:

Aus — Feld wird nicht angezeigt.
Optional — Feld ist sichtbar, aber nicht Pflicht.
Pflicht — Nutzer muss das Feld ausfüllen, sonst lässt sich die Aufgabe nicht speichern.

Feld	Wofür es verwendet wird
Zugewiesen an	Person, die für die Aufgabe verantwortlich ist.
Unteraufgaben	Kleine Schritte innerhalb der Aufgabe (Checkliste).
Anhänge	Dateien wie Fotos oder PDFs zur Aufgabe.
Tags	Frei wählbare Schlagwörter zum Filtern.
Kommentare	Diskussion direkt an der Aufgabe.
Wiederholung	Tägliche, wöchentliche oder monatliche Wiederholung.
Erinnerung	Push-Benachrichtigung zu einem festen Zeitpunkt.

Limits

Hier setzt du obere Grenzen für drei Felder:

Max. Unteraufgaben — Wie viele Unteraufgaben pro Aufgabe maximal erlaubt sind. Standard: 20.
Max. Anhänge — Wie viele Dateien pro Aufgabe angefügt werden dürfen. Standard: 5.
Max. Dateigröße (MB) — Größtmögliche Dateigröße eines einzelnen Anhangs. Standard: 10 MB.

Wird ein Limit überschritten, zeigt die App eine freundliche Fehlermeldung — die Aufgabe lässt sich nicht speichern, bis das Limit eingehalten ist.

Tab 3: Status

In diesem Tab pflegst du die Status- und Prioritäts-Listen, die in deiner App verfügbar sind.

Status-Voreinstellungen

Über drei Vorlagen kannst du dir typische Status-Sätze auf einen Schlag holen:

Einfach — Offen → Erledigt.
Standard — Offen → In Arbeit → Erledigt.
Erweitert — Offen → In Arbeit → Review → Erledigt → Archiviert.

Eigene Status-Liste

Unterhalb der Voreinstellungen siehst du die aktuelle Status-Liste. Pro Eintrag kannst du:

Schlüssel — Interner Name (z.B. open, in_progress, done).
Bezeichnung — Sichtbarer Name (z.B. „In Arbeit”).
Farbe — Farbe des Status-Punkts auf den Karten.
Reihenfolge — Bestimmt die Sortierung in Kanban-Spalten und Filter-Chips.
Als „erledigt” zählen — Wenn aktiv, gilt die Aufgabe als abgeschlossen, sobald sie diesen Status hat.

Du kannst eigene Status hinzufügen, bestehende bearbeiten und löschen.

Mindestens ein Status mit „Als ‚erledigt‘ zählen” sollte aktiv sein, damit das Erledigt-Verhalten (z.B. das automatische Ausblenden) korrekt funktioniert.

Prioritäts-Voreinstellungen

Drei Vorlagen stehen zur Wahl:

Aus — Keine Prioritäten anzeigen.
Einfach — Niedrig / Hoch.
Standard — Niedrig / Mittel / Hoch / Dringend.

Eigene Prioritäts-Liste

Wie bei den Status kannst du jede Priorität anpassen — Schlüssel, Bezeichnung, Farbe, Reihenfolge. Die Farbe erscheint später als kleiner Akzent auf der Aufgaben-Karte.

Tab 4: Admin

Der Admin-Tab steuert alle Funktionen rund um vom Admin zugewiesene Aufgaben.

Wenn du im Allgemein-Tab den Admin-Modus deaktiviert hast, ist dieser Tab gesperrt. Aktiviere zuerst den Admin-Modus, um die Optionen zu nutzen.

Ziel-Typen

Hier legst du fest, an welche Empfänger-Gruppen Admins Aufgaben senden dürfen. Jeder Typ ist einzeln abschaltbar:

Broadcast (alle Nutzer) — Aufgabe geht an alle aktiven Nutzer der App.
Nach Rolle — Aufgabe geht an alle Nutzer mit einer bestimmten Rolle (z.B. Admin, Moderator, Editor).
Nach Gruppe — Aufgabe geht an die Mitglieder einer Gruppe aus dem Mitglieder-Modul.
Einzelne Nutzer — Aufgabe geht an explizit ausgewählte Personen.

„Nach Gruppe” funktioniert nur, wenn das Mitglieder-Modul aktiv ist. Andernfalls erscheint im Admin-Wizard ein Hinweis, das Mitglieder-Modul zuerst einzurichten.

Eskalation

Eskalation aktivieren — Wenn ein Empfänger eine Aufgabe nicht rechtzeitig erledigt, wird ein Eskalations-Empfänger informiert.
Standard-Versatz — Wie lange nach Ablauf der Frist eskaliert wird (z.B. nach 1 Tag, 3 Tagen oder 7 Tagen).

Die Default-Werte können bei jeder neuen Aufgaben-Zuweisung im Wizard noch einmal angepasst werden.

Nachweis

Nachweis-Upload erlauben — Empfänger dürfen eine Datei (z.B. ein Foto oder PDF) als Nachweis hochladen.
Admin-Freigabe erforderlich — Hochgeladene Nachweise müssen von einer Admin-Person geprüft und freigegeben werden, bevor die Aufgabe als erledigt gilt.

„Admin-Freigabe erforderlich” ist nur sinnvoll, wenn auch der Nachweis-Upload erlaubt ist. Beide Schalter sind miteinander gekoppelt.

Export

CSV-Export erlauben — Admins können die Empfänger-Liste einer Zuweisung als CSV-Datei exportieren (z.B. für eine externe Auswertung).

Wenn du den Export deaktivierst, blendet die App den Export-Button im Empfänger-Dashboard automatisch aus.

Tab 5: Layout

Im Layout-Tab passt du das Aussehen der Aufgaben-Karten an.

Hell/Dunkel-Umschalter

Über den Umschalter „Hell / Dunkel” entscheidest du, für welchen Modus du gerade Farben einstellst. Du musst beide Modi nicht gleichzeitig pflegen — die App nutzt automatisch den passenden Satz.

Farben

Hintergrund — Hintergrundfarbe der Aufgaben-Seite.
Text — Schriftfarbe für Aufgaben-Titel und -Beschreibungen.
Primärfarbe — Akzentfarbe für ausgewählte Chips, Buttons und Highlights.

Karten-Stil

Drei Optionen:

Flach — Ohne Schatten oder Rahmen.
Mit Schatten — Leichter Schatten unter der Karte.
Mit Rahmen — Dünne Linie um die Karte.

Maße

Eckenradius — Wie stark die Ecken der Karten abgerundet sind.
Innenabstand — Abstand zwischen Karten-Inhalt und Karten-Rand (oben, rechts, unten, links — separat einstellbar).
Abstand zwischen Karten — Lücke zwischen zwei aufeinanderfolgenden Karten in der Liste.

Tab 6: Verhalten

Hier steuerst du Gesten und Push-Benachrichtigungen.

Interaktionen

Ziehen zum Aktualisieren — Liste durch Herunterziehen neu laden.
Wisch-Aktionen — Aufgaben durch seitliches Wischen schneller verarbeiten:
- Wischt man von links nach rechts, wechselt der Erledigt-Status.
- Wischt man von rechts nach links, wird die Aufgabe gelöscht.
Lang-Tipp öffnet Detail — Statt eines Schnell-Aktions-Menüs öffnet ein langer Fingerdruck direkt die Detail-Ansicht.

Erledigte ausblenden

Der Schalter Ausblenden nach legt fest, wann erledigte Aufgaben automatisch aus der Hauptliste verschwinden:

Nie ausblenden — Erledigte bleiben dauerhaft sichtbar.
Nach 1 Tag — Verschwinden nach 24 Stunden.
Nach 7 Tagen — Verschwinden nach einer Woche.
Nach 30 Tagen — Verschwinden nach einem Monat.

Aufgaben werden dabei nicht gelöscht, sondern nur ausgeblendet. Du kannst sie weiter über Filter oder die Detailansicht erreichen.

Benachrichtigungen

Wenn das Benachrichtigungen-Modul aktiv ist, kannst du hier vierzehn Push-Ereignisse einzeln an- und ausschalten:

Ereignis	Wann es ausgelöst wird
Aufgabe zugewiesen	Eine neue Aufgabe wurde dir zugewiesen.
Aufgabe bald fällig	Die Frist rückt näher.
Aufgabe überfällig	Die Frist ist abgelaufen.
Status geändert	Jemand hat den Status einer deiner Aufgaben geändert.
Neuer Kommentar	An einer deiner Aufgaben wurde kommentiert.
Aufgabe abgeschlossen	Eine Aufgabe wurde als erledigt markiert.
Auftrag erhalten	Ein Admin hat dir eine neue Aufgabe ausgespielt.
Erinnerung fällig	Der vorab gesetzte Erinnerungs-Zeitpunkt wurde erreicht.
Eskalation	Eine Aufgabe wurde wegen Überschreitung gemeldet.
Nachweis freigegeben	Dein Nachweis wurde akzeptiert.
Nachweis abgelehnt	Dein Nachweis wurde abgelehnt — bitte erneut hochladen.
Datumswahl erinnern	Empfänger im Modus „Empfänger wählt selbst” hat noch kein Datum gesetzt — Erinnerung gemäß konfiguriertem Schedule.
Datum eingetragen	Empfänger hat sein gewähltes Datum gesetzt — Admin wird informiert.
Datumswahl-Frist verpasst	Späteste Frist zur Datumswahl wurde überschritten, ohne dass der Empfänger ein Datum eingetragen hat. Wird an Empfänger und Admin gesendet.

Das Benachrichtigungen-Modul muss separat eingerichtet sein. Falls es noch nicht aktiv ist, zeigt der Editor einen Hinweis mit Direkt-Link zur Einrichtung. Die einzelnen Schalter sind dann ausgeblendet.

In der App: Frontend-Funktionen

Aufgaben-Übersicht

Wenn du die Aufgaben-Seite öffnest, siehst du oben in der App-Leiste drei Aktionen:

Lupe — Suche nach Titel oder Beschreibung.
Ansicht-Wechsler — Zwischen den freigeschalteten Ansichten umschalten.
Plus — Neue Aufgabe anlegen.

Darunter werden deine Aufgaben in der gewählten Ansicht angezeigt.

Aufgabe anlegen / bearbeiten

Über das Plus oben oder ein Tippen auf eine Aufgabe öffnet sich das Formular. Welche Felder erscheinen, hängt von deiner Konfiguration im Tab Felder ab. Typische Felder:

Titel und Beschreibung.
Status, Priorität und Fälligkeit.
Liste oder Projekt — je nachdem, welcher Organisations-Modus aktiv ist.
Zuständige Person, Tags, Wiederholung und Erinnerung — falls aktiviert.
Unteraufgaben — als kleine Checkliste innerhalb der Aufgabe.
Anhänge — Dateien direkt vom Gerät auswählen und anhängen.
Ablageort — Privat (nur lokal) oder Team (geteilt) wählen, wenn beide Modi aktiv sind.

Mit Speichern oben rechts in der Leiste schließt du das Formular ab.

Detail-Ansicht

Ein Tipp auf eine Aufgabe (oder ein langer Fingerdruck, je nach Einstellung) öffnet die Detail-Ansicht mit:

Datumswahl-Banner — nur bei Admin-Aufgaben im Modus „Empfänger wählt selbst”, wenn noch kein Datum gesetzt ist. Hervorgehoben in der Primärfarbe, mit Button Datum wählen und (falls eine späteste Frist hinterlegt ist) der entsprechenden Anzeige.
Kopf — Titel, Status-Chip in der Status-Farbe, Prioritäts-Badge.
Meta-Zeile — Fälligkeit und zuständige Person.
Tags — als Chip-Reihe.
Unteraufgaben — direkt abhakbar.
Anhänge — Liste der angehängten Dateien.
Nachweis-Bereich — nur bei Admin-Aufgaben sichtbar, ermöglicht Datei-Upload und zeigt den Prüfstatus.
Kommentare — chronologisch, mit Eingabefeld zum Senden.

Bei Aufgaben im Modus „Empfänger wählt selbst” und deaktivierter Reschedule-Option ist das Fälligkeitsdatum nach erstmaligem Setzen schreibgeschützt. Ein dezenter Hinweis „Vom Admin festgelegt: nicht änderbar” macht das transparent.

Über das Drei-Punkte-Menü oben rechts kannst du außerdem die Aufgabe Teilen (über einen sicheren Link), Bearbeiten oder Löschen.

Listen, Projekte und Kategorien verwalten

Ein eigener Bereich in der App zeigt eine Liste aller angelegten Listen, Projekte und Kategorien. Hier kannst du sie umbenennen, neu anlegen oder entfernen — und mit einem Tipp eine vorgefilterte Aufgaben-Ansicht öffnen, die nur die zugehörigen Aufgaben enthält.

Admin-Bereich

Der Admin-Bereich ist die Schaltzentrale für zugewiesene Aufgaben. Du erreichst ihn über den Admin-Bereich der App, im Punkt Aufgaben-Verwaltung.

Übersicht

Du siehst alle Zuweisungen in drei Reitern:

Aktiv — Laufende Zuweisungen.
Erledigt — Bereits abgeschlossene Zuweisungen.
Archiviert — Stillgelegte Zuweisungen.

Pro Zuweisung wird angezeigt: Titel, Empfänger-Anzahl, erledigt-Anteil und überfällig-Anteil. Über das Drei-Punkte-Menü kannst du jede Zuweisung archivieren oder löschen.

Oben rechts findest du:

Plus — Neue Zuweisung anlegen (öffnet den Wizard).
Vorlagen — Direkter Sprung zur Vorlagen-Verwaltung.

Neue Aufgabe anlegen — Schritt für Schritt

Der Wizard führt dich in fünf Schritten durch die Erstellung einer Zuweisung:

Grunddaten — Titel, Beschreibung, Priorität. Optional: Über den Vorlage laden-Button eine fertige Vorlage übernehmen, die alle weiteren Felder vorausfüllt.
Zielgruppe — Wähle, wer die Aufgabe bekommt: alle Nutzer, eine Rolle, eine Gruppe oder einzelne Personen.
Fälligkeitsdatum — Lege fest, wie das Datum gehandhabt wird (drei Modi, siehe unten).
Nachweis & Eskalation — Soll die Aufgabe einen Datei-Nachweis erfordern? Soll die Admin-Freigabe nötig sein? Eskaliert die Aufgabe automatisch nach Ablauf?
Vorschau & Senden — Übersicht aller Eingaben, mit Empfänger-Vorschau. Mit Aufgabe senden wird die Zuweisung erstellt und an alle Empfänger ausgespielt.

Die Eskalations- und Nachweis-Voreinstellungen kommen aus deiner Modul-Konfiguration im Editor. Du kannst sie hier aber pro Zuweisung überschreiben.

Schritt 3: Fälligkeitsdatum-Modus

In Schritt 3 wählst du zwischen drei Modi, wie das Fälligkeitsdatum gesetzt wird:

Kein Fälligkeitsdatum — Die Aufgabe hat keine Frist. Praktisch für offene Anliegen, die ohne Zeitdruck erledigt werden sollen.
Festes Datum für alle — Alle Empfänger bekommen dasselbe Datum. Optional zusätzlich eine Uhrzeit. Klassischer Fall für Termine wie „Sicherheitsunterweisung bis 30.04.”.
Empfänger wählt selbst — Jede Person trägt ihr eigenes Datum ein, sobald sie die Aufgabe öffnet. Ideal für Aufgaben, die unterschiedlich lang dauern (z.B. „Wann erledigst du das Onboarding-Video?”).

Bei Empfänger wählt selbst stehen dir zusätzlich folgende Optionen zur Verfügung:

Späteste Frist setzen — Optional. Begrenzt, bis wann der Empfänger sein Datum spätestens wählen darf. Wird die Frist verstreichen, ohne dass ein Datum gesetzt wurde, markiert das System die Aufgabe als „Frist verpasst” und benachrichtigt sowohl Empfänger als auch Admin.
Empfänger darf Datum nachträglich ändern — Standardmäßig deaktiviert. Wenn aktiviert, kann der Empfänger sein einmal gewähltes Datum noch ändern, solange die Aufgabe nicht erledigt ist.
Erinnerungen zur Datumswahl — Liste fester Versatz-Zeitpunkte (z.B. „2 Tage nach Erhalt”, „5 Tage nach Erhalt”), zu denen der Empfänger eine Push-Erinnerung erhält, falls er noch kein Datum eingetragen hat. Diese Erinnerungen sind unabhängig von den normalen Aufgaben-Erinnerungen, die erst greifen, sobald ein Datum gesetzt ist.

Empfänger sehen direkt nach Erhalt der Aufgabe in der Detail-Ansicht ein deutlich hervorgehobenes Banner mit der Aufforderung, ihr Datum einzutragen. Solange kein Datum gesetzt ist, gilt die Aufgabe nicht als überfällig — sie wartet im Status „Datum offen”.

Empfänger-Dashboard

Tippst du eine bestehende Zuweisung an, öffnet sich das Empfänger-Dashboard. Es zeigt:

Kennzahlen oben — Empfänger gesamt, Offen, Erledigt, Überfällig. Bei Aufgaben im Modus Empfänger wählt selbst zusätzlich „Datum gesetzt: X / Y” und — falls eine späteste Frist gesetzt ist — „Frist verpasst: Z”.
Reiter für die einzelnen Status — Offen, In Arbeit, Erledigt, Überfällig.
Pro Empfänger eine Karte mit Name, Status und letzter Aktivität.

Bei Aufgaben im Modus Empfänger wählt selbst zeigt jede Empfänger-Karte zusätzlich ein Datums-Badge mit drei Zuständen:

Datum gesetzt (neutral) — Zeigt das vom Empfänger gewählte Datum, mit Tooltip „gewählt am DD.MM.”.
Datum offen (orange) — Empfänger hat noch kein Datum eingetragen.
Frist verpasst (rot) — Empfänger hat die späteste Frist verstreichen lassen, ohne ein Datum zu wählen.

Empfänger ohne Datum werden automatisch nach oben sortiert: zuerst „Frist verpasst”, dann „Datum offen”, danach der Rest.

Folgende Aktionen stehen dir zur Verfügung:

Erinnerung senden (pro Empfänger) — verschickt eine Push-Nachricht an genau diese Person.
An Datumswahl erinnern — nur sichtbar bei „Datum offen”. Verschickt eine spezielle Push-Nachricht, die den Empfänger zur Datumswahl auffordert.
Alle erinnern — erinnert alle Empfänger, die noch nicht fertig sind, in einem Schritt.
Eskalieren — markiert eine überfällige Aufgabe als eskaliert und meldet sie an die Eskalations-Kontakte.
Frist verlängern — verschiebt das Fälligkeitsdatum für ausgewählte oder alle Empfänger.
Nutzer hinzufügen — fügt nachträglich Empfänger zur Zuweisung hinzu.
Nutzer entfernen — nimmt einzelne Empfänger wieder aus der Zuweisung.
Admin-Notiz — interne Notiz, nur für Admins sichtbar.
Als CSV exportieren — lädt eine CSV-Datei mit der Empfänger-Liste herunter.

Wird ein Empfänger erinnert, sieht der Admin direkt, ob die Push-Nachricht erfolgreich verschickt wurde — oder bekommt eine Fehlermeldung, falls das Benachrichtigungen-Modul nicht aktiv ist.

Vorlagen-Verwaltung

Vorlagen beschleunigen die Erstellung von wiederkehrenden Zuweisungen — z.B. der jährlichen Sicherheitsunterweisung. Pro Vorlage hinterlegst du:

Name — Wie die Vorlage in der Auswahl-Liste heißt.
Aufgaben-Titel — Vorausgefüllter Titel der späteren Aufgabe.
Beschreibung — Vorausgefüllte Beschreibung.
Priorität — Vorauswahl der Priorität (oder „Keine Vorauswahl”).
Fälligkeit ab Versand — Versatz, der beim Versenden auf das aktuelle Datum addiert wird (am Versandtag, nach 1 Tag, 3 Tagen, 7 Tagen, 14 Tagen oder 30 Tagen).
Erinnerungen — Liste fester Zeitpunkte vor der Fälligkeit, an denen Empfänger erinnert werden.
Nachweis erforderlich — Empfänger müssen eine Datei hochladen.
Admin-Freigabe nötig — Hochgeladene Nachweise müssen freigegeben werden.
Eskalation aktivieren — Bei Überschreitung wird automatisch eskaliert, mit eigenem Versatz.

Beim Anlegen einer neuen Zuweisung kannst du im Wizard einfach Vorlage laden wählen — alle Felder werden übernommen, du musst nur noch die Zielgruppe wählen und versenden.

Tipps

💡 Mit Vorlagen Zeit sparen: Lege wiederkehrende Aufgaben einmal als Vorlage an. Beim nächsten Mal genügt ein Klick — Titel, Beschreibung, Frist, Erinnerungen und Nachweis-Pflicht sind sofort gesetzt.

💡 Klein anfangen: Wer nur eine simple persönliche To-do-Liste möchte, aktiviert ausschließlich „Private Aufgaben”, deaktiviert die nicht benötigten Felder im Tab Felder und wählt die Status-Vorlage „Einfach”. Das Modul fühlt sich dann an wie eine schlanke Erinnerungs-App.

💡 Pflichtfelder gezielt einsetzen: Mache nur die Felder zur Pflicht, die wirklich für jede Aufgabe nötig sind. Zu viele Pflichtfelder wirken schnell wie eine Hürde und Nutzer brechen das Anlegen ab.

💡 Wisch-Aktionen ausprobieren: Wer viele kurze Aufgaben hat, profitiert enorm vom seitlichen Wischen — Erledigt setzen oder löschen geht damit wesentlich schneller als über das Drei-Punkte-Menü.

💡 Eskalation realistisch wählen: Ein Versatz von 1 Tag ist für tagesaktuelle Aufgaben passend. Bei längerfristigen Themen (Schulungen, Berichte) wirken 3 oder 7 Tage natürlicher und vermeiden unnötige Eskalations-Stürme.

Häufige Fragen

Kann ich mehrere Modi gleichzeitig nutzen?

Ja. Du kannst Privat, Team und Admin frei kombinieren. Im Aufgaben-Formular wählst du dann pro Aufgabe, ob sie privat oder geteilt angelegt werden soll.

Was passiert mit Aufgaben, wenn ich einen Modus nachträglich deaktiviere?

Die Aufgaben bleiben in der Datenbank erhalten und werden nur in der App ausgeblendet. Sobald du den Modus wieder aktivierst, sind sie wieder sichtbar.

Warum sehe ich im Admin-Tab den Hinweis „Admin-Modus deaktiviert”?

Der Admin-Tab benötigt aktivierte „Admin-Aufgaben” im Allgemein-Tab. Sobald du den Schalter dort einschaltest, sind die Admin-Optionen nutzbar.

Können Nutzer den Status einer Aufgabe direkt aus der Liste ändern?

Ja — über die Wisch-Aktion (sofern aktiviert) oder im Kanban-Modus per langem Druck und Verschieben in eine andere Spalte.

Was passiert mit Anhängen, wenn ich eine Aufgabe lösche?

Die zugehörigen Dateien werden mit gelöscht. Achte deshalb darauf, dass keine wichtigen Original-Dokumente nur als Aufgaben-Anhang existieren.

Funktionieren Push-Nachrichten ohne das Benachrichtigungen-Modul?

Nein. Sobald das Modul aktiv ist, kannst du jedes der elf Aufgaben-Ereignisse einzeln an- oder abschalten. Ohne aktives Benachrichtigungen-Modul werden alle Push-Schalter ausgeblendet und ein Hinweis-Banner erscheint im Editor.

Wo sehe ich den Fortschritt einer Admin-Zuweisung?

Im Admin-Bereich unter „Aufgaben-Verwaltung” tippst du auf eine bestehende Zuweisung und gelangst direkt ins Empfänger-Dashboard mit allen Kennzahlen, Filtern und Aktionen wie „Alle erinnern” oder „Eskalieren”.

Wann ist „Empfänger wählt selbst” sinnvoll?

Immer dann, wenn die Aufgabe bei jedem Empfänger unterschiedlich lange dauert oder unterschiedlich gut planbar ist — zum Beispiel Onboarding-Module, freiwillige Schulungen, individuelle Auswertungen oder Aufgaben, die zwingend Vor-Ort-Termine erfordern. Mit der optionalen spätesten Frist behältst du trotzdem einen klaren Endpunkt im Blick, gibst den Empfängern aber Spielraum bei der Einteilung.

Was passiert, wenn der Empfänger sein Datum nicht innerhalb der spätesten Frist setzt?

Sobald die Frist verstrichen ist, markiert das System die Aufgabe als „Frist verpasst”. Sowohl der Empfänger als auch der Admin erhalten eine Push-Nachricht. Im Admin-Dashboard erscheint ein roter Badge „Frist verpasst” und ein zusätzlicher KPI zählt diese Fälle.

Kann ich als Admin das Datum eines Empfängers nachträglich ändern?

Ja — über die Aktion Frist verlängern im Empfänger-Dashboard kannst du das Datum eines einzelnen oder aller Empfänger anpassen, unabhängig vom gewählten Modus.