Formulare

Im Tab Formulare verwaltest du alle deine PDF-Vorlagen. Hier lädst du neue PDFs hoch, bearbeitest die erkannten Felder und legst fest, an wen ein ausgefülltes Formular geschickt wird. Dieser Tab ist das Herzstück des Moduls.

Ein neues Formular anlegen

1. Tippe auf PDF hochladen.
2. Wähle ein ausfüllbares PDF (AcroForm) von deinem Gerät aus.
3. Deine App lädt das PDF hoch und liest serverseitig alle enthaltenen Formularfelder aus.
4. Anschließend öffnet sich der Feld-Editor mit den automatisch erkannten Feldern.
5. Verfeinere die Felder (Beschriftungen, Pflicht, Reihenfolge), hinterlege Empfänger und speichere.

PDF ohne Felder?

Erkennt die App in deinem PDF keine Formularfelder (z. B. weil es flach oder eingescannt ist), wird die Datei direkt wieder gelöscht und kein Formular angelegt. Du erhältst einen Hinweis. Füge die ausfüllbaren Felder vorab in einem PDF-Editor hinzu und lade das PDF erneut hoch.

Ausfüll-Modus wählen

Direkt unter den Grunddaten des Formulars wählst du, wie Nutzer das Formular ausfüllen:

Geführtes Formular

Der Standard. Deine App erzeugt aus den erkannten Feldern ein mobil-optimiertes Formular - übersichtlich, mit großen Eingabefeldern und Pflichtfeld-Prüfung. Hier greifen die Feld- und Gruppierungs-Einstellungen.

PDF direkt ausfüllen

Der Nutzer füllt das gerenderte Original-PDF interaktiv aus - so wie im Browser, mit Zoom. Beim Absenden wird genau dieses ausgefüllte PDF versendet.

Felder & Gruppierung nur im geführten Modus

Wählst du „PDF direkt ausfüllen”, sind die Einstellungen für Felder und Gruppierung nicht relevant und werden im Editor ausgeblendet - der Nutzer arbeitet ja direkt im Originaldokument. Eine ausführliche Gegenüberstellung findest du im Kapitel Ausfüll-Modus.

Der Feld-Editor

Sobald die Felder erkannt sind, kannst du jedes einzelne anpassen. Die technischen Feldnamen aus dem PDF bleiben unverändert (sie werden 1:1 ins PDF zurückgeschrieben) - du gestaltest nur, wie das Feld dem Nutzer angezeigt wird.

Einstellung	Bedeutung
Beschriftung	Der Text über dem Eingabefeld. Mehrsprachig pflegbar - lege für jede aktive Sprache deiner App eine Übersetzung an.
Pflichtfeld	Ist es an, muss der Nutzer das Feld ausfüllen, sonst lässt sich das Formular nicht absenden.
Reihenfolge	Ziehe die Felder in die gewünschte Reihenfolge. So bestimmst du, wie das digitale Formular aufgebaut ist.

Die App erkennt verschiedene Feldtypen automatisch und stellt sie passend dar:

Textfeld

Ein einfaches Eingabefeld für freien Text (Name, Adresse, …).

Ankreuzfeld

Eine Checkbox zum An- und Abwählen (z. B. „Ich stimme zu”).

Auswahl (Radio/Liste)

Mehrere fest vorgegebene Optionen, von denen der Nutzer eine wählt.

Beschriftungen sind mehrsprachig - Optionen nicht

Die Beschriftung eines Feldes ist endnutzersichtbar und daher mehrsprachig pflegbar. Die Auswahl-Optionen stammen direkt aus dem PDF und werden unverändert ins Dokument geschrieben - sie bleiben deshalb technisch in der PDF-Originalsprache.

PDF-Vorschau im Feld-Detail

Tippst du im Feld-Editor ein Feld an, öffnet sich ein Detail-Bereich - und ganz oben siehst du eine auf genau dieses Feld gezoomte Vorschau des Original-PDF mit farblicher Hervorhebung. So erkennst du auf einen Blick, welches Feld an welcher Stelle im Dokument liegt. Das ist besonders hilfreich bei generischen Feldnamen wie „Markierfeld 1” oder „Textfeld 3”, die das PDF-Programm automatisch vergeben hat.

Automatische Vorbenennung

Enthält ein Feld bereits ein eingebettetes PDF-Label (das technische Feld-Tooltip, intern /TU), übernimmt deine App dieses automatisch als sinnvolle Erst-Beschriftung. Du musst dann nur noch übersetzen oder nachschärfen, statt jede Beschriftung von Hand anzulegen.

Felder gruppieren

Zusammengehörende Felder lassen sich zu einer Gruppe mit gemeinsamer Überschrift zusammenfassen - z. B. die einzelnen Ankreuzfelder „Herr” und „Frau” unter der Überschrift „Anrede”. Im Frontend erscheint die Gruppe dann als zusammenhängender Block mit Überschrift.

Automatisch beim Upload

Beim Auslesen des PDF erkennt deine App typische Zusammenhänge - etwa Auswahl-Listen oder Tabellen-Zeilen - und schlägt sie direkt als Gruppen vor bzw. wendet die Gruppierung an. Oft musst du also gar nichts mehr tun.

Manuell gruppieren

1. Tippe in der Feldliste auf Felder gruppieren.
2. Tippe die Felder an, die zusammengehören (mindestens zwei).
3. Tippe auf Gruppe erstellen. Die ausgewählten Felder erhalten eine gemeinsame Überschrift.

Gruppen-Überschrift bearbeiten

Tippe in der Feldliste auf die Gruppen-Überschrift. Es öffnet sich ein Bereich mit:

Einstellung	Bedeutung
Überschrift	Der mehrsprachige Titel der Gruppe (z. B. „Anrede”). Erscheint im Frontend über dem Block.
Nur eine Auswahl	Ist es an, verhält sich die Gruppe wie Radio-Buttons: Der Nutzer kann nur eine Option wählen (Entweder-Oder). Aus = mehrere Optionen gleichzeitig wählbar.
Gruppierung auflösen	Löst die Gruppe wieder auf - die Felder werden wieder einzeln dargestellt.

Wirkung im Frontend

Gruppierte Felder erscheinen als ein Block mit Überschrift. Bei „Nur eine Auswahl” verhalten sie sich wie Radio-Buttons, sodass sich Optionen gegenseitig ausschließen - ideal für Anrede, Geschlecht oder Mitgliedschaftsart.

Titel & Beschreibung des Formulars

Jede Vorlage hat einen Titel und eine Beschreibung, die in der Formular-Liste und auf der Ausfüll-Seite erscheinen. Beide sind mehrsprachig: Pflege sie für jede aktive Sprache deiner App, damit Nutzer sie in ihrer Sprache sehen.

Empfänger pro Formular

Für jedes Formular legst du fest, wer das ausgefüllte PDF erhält:

• Empfänger-Adressen - feste E-Mail-Adressen (z. B. die Geschäftsstelle). Mindestens eine Adresse ist Pflicht, sonst hätte das Formular keinen Empfänger. Du kannst mehrere Adressen hinterlegen.
• Kopie an Nutzer - ist diese Option an, bekommt der absendende Nutzer eine Bestätigungskopie mit demselben befüllten PDF an seine eigene E-Mail-Adresse.

Das ausgefüllte PDF kommt bei allen Empfängern als Datei-Anhang an.

E-Mail-Pflicht beim Ausfüllen

Nutzt ein Formular „Kopie an Nutzer” oder Double-Opt-In, ist die E-Mail-Adresse beim Ausfüllen ein Pflichtfeld und muss ein gültiges Format haben - sonst gäbe es ja keine Adresse für die Kopie bzw. den Bestätigungscode. Ohne diese beiden Optionen bleibt die E-Mail-Angabe für den Nutzer optional.

Schalter pro Formular

Schalter	Wirkung
Aktiv	Nur aktive Formulare erscheinen im Frontend. Inaktive Vorlagen kannst du in Ruhe vorbereiten.
Kopie an Nutzer	Nutzer erhält eine Bestätigungskopie des ausgefüllten PDFs.
Double-Opt-In	Der Antrag wird erst nach Mail-Bestätigung per Code versendet (siehe Tab „Empfänger & Opt-In”). Der globale Standardwert lässt sich hier pro Formular überschreiben.

Vorlagen verwalten

Die angelegten Vorlagen findest du auch im Admin-Bereich unter /admin/pdf-forms/templates - einer eigenen Listenseite mit Suche und Filter. Dort behältst du auch bei vielen Formularen den Überblick und springst direkt in die Bearbeitung einer Vorlage.