Funktionen

Im Funktionen-Tab aktivierst oder deaktivierst du die Features deines Dokumentenbereichs. Diese Einstellungen beeinflussen, was Nutzer mit Dokumenten machen können und welche Informationen angezeigt werden.

Kernfunktionen

Die wichtigsten Funktionen für die Nutzung von Dokumenten.

Download aktivieren

Was es macht: Ermöglicht das Herunterladen von Dokumenten auf das Gerät.

So findest du es: Funktionen > Kernfunktionen > Download aktivieren

Optionen:

Einstellung	Wirkung
An	Download-Button wird angezeigt, Dokumente können heruntergeladen werden
Aus	Kein Download möglich

Standard: An

Was sich ändert wenn aktiviert:

• Download-Icon erscheint bei jedem Dokument
• Nutzer können Dokumente lokal speichern
• Bei Nicht-PDF-Dateien ist Download der einzige Zugriff

Gut zu wissen

Bei Dateiformaten wie Word, Excel oder ZIP ist der Download oft die einzige Möglichkeit, das Dokument zu nutzen, da diese nicht direkt angezeigt werden können.

Teilen aktivieren

Was es macht: Ermöglicht das Teilen von Dokumenten über das System-Teilen-Menü.

So findest du es: Funktionen > Kernfunktionen > Teilen aktivieren

Optionen:

Einstellung	Wirkung
An	Teilen-Button wird angezeigt
Aus	Kein Teilen möglich

Standard: An

Was sich ändert wenn aktiviert:

• Teilen-Icon erscheint bei jedem Dokument
• Nutzer können Dokumente per E-Mail, Messenger etc. teilen

Volltextsuche aktivieren

Was es macht: Ermöglicht die Suche im Inhalt von PDF-Dokumenten.

So findest du es: Funktionen > Kernfunktionen > Volltextsuche aktivieren

Optionen:

Einstellung	Wirkung
An	Suche durchsucht auch den PDF-Inhalt
Aus	Suche durchsucht nur Titel und Beschreibung

Standard: An

Was sich ändert wenn aktiviert:

• Suchergebnisse zeigen Treffer aus dem Dokumentinhalt
• Besonders nützlich bei umfangreichen Dokumenten

Tipp

Die Volltextsuche ist besonders wertvoll bei großen Dokumentenbibliotheken mit umfangreichen PDFs. Nutzer finden so schneller relevante Stellen.

Dokumentinfo anzeigen

Was es macht: Zeigt Metadaten wie Dateigröße, Seitenanzahl und Format an.

So findest du es: Funktionen > Kernfunktionen > Dokumentinfo anzeigen

Optionen:

Einstellung	Wirkung
An	Metadaten werden angezeigt
Aus	Nur Titel und ggf. Beschreibung sichtbar

Standard: An

Angezeigte Informationen:

• Dateigröße (z.B. “2,5 MB”)
• Seitenanzahl bei PDFs (z.B. “12 Seiten”)
• Dateityp (z.B. “PDF”, “Word”)
• Aufrufe (wenn aktiviert)

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Organisation

Funktionen zur Strukturierung und Filterung von Dokumenten.

Featured-Bereich aktivieren

Was es macht: Ermöglicht das Hervorheben wichtiger Dokumente.

So findest du es: Funktionen > Organisation > Featured-Bereich aktivieren

Optionen:

Einstellung	Wirkung
An	Hervorgehobene Dokumente erscheinen in einem speziellen Bereich
Aus	Alle Dokumente werden gleich behandelt

Standard: An

Was sich ändert wenn aktiviert:

• “Empfohlen”-Bereich erscheint oben
• Wichtige Dokumente können markiert und prominent angezeigt werden
• Nutzer sehen die wichtigsten Dokumente zuerst

Tipp

Nutze den Featured-Bereich für häufig benötigte Dokumente wie aktuelle AGBs, wichtige Formulare oder meistgenutzte Anleitungen.

Kategorien aktivieren

Was es macht: Ermöglicht die Organisation von Dokumenten in Kategorien.

So findest du es: Funktionen > Organisation > Kategorien aktivieren

Optionen:

Einstellung	Wirkung
An	Kategorie-Filter wird angezeigt, Dokumente können kategorisiert werden
Aus	Keine Kategorien, alle Dokumente in einer flachen Liste

Standard: An

Was sich ändert wenn aktiviert:

• Kategorie-Chips erscheinen zur Filterung
• Dokumente können einer Kategorie zugeordnet werden
• Nutzer können nach Kategorien filtern

Gut zu wissen

Kategorien machen bei mehr als 10 Dokumenten Sinn. Bei weniger Dokumenten kann eine flache Liste übersichtlicher sein.

Tags aktivieren

Was es macht: Ermöglicht flexible Verschlagwortung mit Tags.

So findest du es: Funktionen > Organisation > Tags aktivieren

Optionen:

Einstellung	Wirkung
An	Tags werden angezeigt und können zum Filtern genutzt werden
Aus	Keine Tags

Standard: An

Was sich ändert wenn aktiviert:

• Tags werden bei Dokumenten angezeigt
• Nutzer können nach Tags filtern
• Dokumente können mehrere Tags haben

Tipp

Tags ergänzen Kategorien um zusätzliche Flexibilität. Ein Dokument kann nur einer Kategorie angehören, aber mehrere Tags haben.

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Alle Einstellungen auf einen Blick

Einstellung	Bereich	Standard
Download aktivieren	Kernfunktionen	An
Teilen aktivieren	Kernfunktionen	An
Volltextsuche aktivieren	Kernfunktionen	An
Dokumentinfo anzeigen	Kernfunktionen	An
Featured-Bereich aktivieren	Organisation	An
Kategorien aktivieren	Organisation	An
Tags aktivieren	Organisation	An

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Beispiel-Konfigurationen

Einfache Dokumentenbibliothek

• An: Download, Teilen, Dokumentinfo
• Aus: Volltextsuche, Featured, Kategorien, Tags

Ideal für kleine Sammlungen mit wenigen Dokumenten.

Umfangreiche Wissensdatenbank

• An: Alle Funktionen

Ideal für große Dokumentensammlungen mit vielen Kategorien und häufiger Suche.

Nur-Lesen-Bibliothek

• An: Dokumentinfo, Featured, Kategorien
• Aus: Download, Teilen, Volltextsuche, Tags

Ideal wenn Dokumente nur in der App angesehen werden sollen.

Katalog mit Highlights

• An: Download, Teilen, Featured, Kategorien, Dokumentinfo
• Aus: Volltextsuche, Tags

Ideal für Produktkataloge oder Broschürensammlungen.

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Tipps

Download nicht vergessen

Bei Nicht-PDF-Dateien (Word, Excel, etc.) ist der Download oft die einzige Möglichkeit, das Dokument zu nutzen. Deaktiviere Download nur bewusst.

Kategorien strukturieren

Plane deine Kategoriestruktur, bevor du viele Dokumente hinzufügst. Eine gute Struktur hilft Nutzern enorm.

Featured für Wichtiges

Nutze den Featured-Bereich für die wichtigsten 3-5 Dokumente. Zu viele hervorgehobene Dokumente verringern den Effekt.

Volltextsuche bei langen PDFs

Bei umfangreichen PDFs (50+ Seiten) ist die Volltextsuche besonders wertvoll. Nutzer können so schnell relevante Stellen finden.

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Häufige Fragen

Warum sollte ich Download deaktivieren?

Wenn Dokumente nur in der App gelesen werden sollen und nicht auf dem Gerät gespeichert werden dürfen. Beachte aber, dass einige Dateiformate dann nicht nutzbar sind.

Was ist der Unterschied zwischen Kategorien und Tags?

• Kategorien: Ein Dokument gehört zu genau einer Kategorie (hierarchisch)
• Tags: Ein Dokument kann beliebig viele Tags haben (flexibel)

Wie viele Kategorien sollte ich haben?

5-10 Kategorien sind optimal. Weniger als 3 macht Kategorien überflüssig, mehr als 15 kann unübersichtlich werden.

Werden die Einstellungen sofort aktiv?

Ja, alle Änderungen werden sofort gespeichert und sind direkt in der App sichtbar.