Freiwilligen-Management

Im fünften Schritt des Mitglieder-Setups kannst du das Freiwilligen-Management aktivieren. Damit verwaltest du Einsätze, Schichten und trackst Freiwilligen-Stunden.

Übersicht

Das Freiwilligen-Management umfasst:

Freiwilligen-Profile

Zusätzliche Daten für Freiwillige erfassen.

Einsatzmöglichkeiten

Opportunities für Freiwillige erstellen.

Schichten

Freiwillige für Schichten einteilen.

Stunden-Tracking

Geleistete Stunden erfassen und genehmigen.

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Was du im Setup siehst

Der Freiwilligen-Schritt zeigt dir:

1. Titel: „Freiwilligen-Management”

2. Beschreibung: „Aktiviere das Management für Freiwillige und Helfer.”

3. Info-Box: „Verwalte Freiwilligen-Einsätze, Schichten und tracke Stunden mit Genehmigungsworkflow.”

4. Hinweis: „Cloud Functions für E-Mail-Benachrichtigungen können im Setup Wizard konfiguriert werden.”

5. Toggle-Schalter für jede Option

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Die Freiwilligen-Optionen im Detail

Freiwilligen-Management

Freiwilligen-Management aktivieren

Aktiviert alle Volunteer-Features

Eigenschaft	Wert
Standard	Deaktiviert
Wirkung	Schaltet alle Freiwilligen-Features frei
Voraussetzung	Firestore-Regeln für Volunteers

Was wird aktiviert?

• Freiwilligen-Dashboard für Nutzer
• Freiwilligen-Verwaltung im Admin-Bereich
• Zusätzliche Firestore-Collections

Wann aktivieren?

• Vereine mit Ehrenamt: Helfer bei Veranstaltungen organisieren
• Soziale Einrichtungen: Freiwillige koordinieren
• Events: Helfer für Veranstaltungen einteilen

Haupt-Schalter

Dies ist der Haupt-Schalter für alle Freiwilligen-Features. Die anderen Optionen sind nur verfügbar, wenn dieser aktiviert ist.

Einsatzmöglichkeiten

Einsatzmöglichkeiten (Opportunities)

Erstelle Opportunities für Freiwillige

Eigenschaft	Wert
Standard	Deaktiviert
Wirkung	Admins können Einsätze erstellen
Anzeige	Liste der verfügbaren Einsätze

Was sind Einsatzmöglichkeiten?

Einsatzmöglichkeiten sind Aufgaben oder Ereignisse, für die Freiwillige gesucht werden.

Beispiel	Beschreibung
Vereinsfest helfen	Helfer für das Sommerfest gesucht
Training unterstützen	Assistenz beim Jugendtraining
Veranstaltung aufbauen	Aufbauhelfer für Event
Fahrdienst	Fahrer für Auswärtsspiele

Opportunity-Details

Jede Einsatzmöglichkeit enthält:

• Titel und Beschreibung
• Datum und Uhrzeit
• Ort
• Benötigte Anzahl Freiwilliger
• Anforderungen (optional)

Für Events

Einsatzmöglichkeiten eignen sich besonders für einmalige Events mit mehreren Helfern.

Selbstanmeldung

Selbstanmeldung (Self-Scheduling)

Freiwillige können sich selbst für Schichten eintragen

Eigenschaft	Wert
Standard	Deaktiviert
Wirkung	Freiwillige melden sich selbst an
Alternative	Nur Admins teilen ein

Vorteile der Selbstanmeldung

• Weniger Admin-Aufwand: Freiwillige organisieren sich selbst
• Mehr Flexibilität: Schnelle Reaktion auf Anfragen
• Motivation: Freiwillige wählen selbst ihre Einsätze

Ablauf mit Selbstanmeldung

1. Admin erstellt eine Einsatzmöglichkeit
2. Freiwillige sehen die Einsätze in der App
3. Freiwilliger meldet sich selbst an
4. System aktualisiert die verfügbaren Plätze
5. Bei Bedarf: Admin genehmigt die Anmeldung

Ablauf ohne Selbstanmeldung

1. Admin erstellt eine Einsatzmöglichkeit
2. Admin weist Freiwillige manuell zu
3. Freiwillige werden benachrichtigt

Empfehlung

Aktiviere die Selbstanmeldung, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Du kannst trotzdem einzelne Einsätze auf „nur manuelle Zuweisung” stellen.

Stunden-Tracking

Stunden-Tracking

Tracke Freiwilligen-Stunden

Eigenschaft	Wert
Standard	Deaktiviert
Wirkung	Geleistete Stunden werden erfasst
Übersicht	Dashboard zeigt Gesamtstunden

Vorteile des Stunden-Trackings

• Anerkennung: Sichtbare Wertschätzung für Engagement
• Dokumentation: Nachweise für Fördermittel oder Versicherung
• Statistik: Überblick über ehrenamtliches Engagement
• Motivation: Gamification durch Stunden-Zähler

Wie werden Stunden erfasst?

Methode	Beschreibung
Automatisch	Basierend auf Schichten (Start- bis Endzeit)
Manuell	Freiwillige tragen Stunden selbst ein

Stunden eintragen (für Freiwillige)

1. Öffne „Stunden eintragen” im Freiwilligen-Dashboard
2. Wähle das Datum
3. Gib die Anzahl Stunden ein (z.B. 2.5)
4. Beschreibe kurz die Tätigkeit
5. Tippe auf „Stunden einreichen”

Für Nachweise

Mit Stunden-Tracking kannst du Nachweise für Versicherungen oder Fördermittel erstellen.

Genehmigung

Stunden-Genehmigung

Stunden müssen von Admins genehmigt werden

Eigenschaft	Wert
Standard	Deaktiviert
Wirkung	Eingereichte Stunden werden geprüft
Workflow	Einreichen → Prüfen → Genehmigen/Ablehnen

Wann aktivieren?

• Nachweispflicht: Wenn Stunden offiziell dokumentiert werden müssen
• Fördermittel: Wenn Stunden für Fördermittel relevant sind
• Qualitätskontrolle: Um unrealistische Eingaben zu vermeiden

Wann deaktivieren?

• Vertrauensbasis: Wenn Freiwillige vertrauenswürdig sind
• Weniger Aufwand: Ohne Genehmigungsschritt
• Schnelle Erfassung: Stunden werden sofort gutgeschrieben

Genehmigungsworkflow

1. Freiwilliger reicht Stunden ein
2. Status: „Offen”
3. Admin prüft im Admin-Bereich → Stunden genehmigen
4. Admin genehmigt oder lehnt ab (mit Begründung)
5. Freiwilliger wird benachrichtigt
6. Genehmigte Stunden werden gutgeschrieben

Status der Stunden

Status	Bedeutung
Offen	Eingereicht, wartet auf Prüfung
Genehmigt	Von Admin bestätigt, gutgeschrieben
Abgelehnt	Von Admin abgelehnt, nicht gutgeschrieben

Empfehlung

Aktiviere die Genehmigung, wenn Stunden für offizielle Zwecke (Fördermittel, Nachweise) verwendet werden.

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Zusammenfassung der Optionen

Option	Beschreibung	Standard
Freiwilligen-Management	Aktiviert alle Volunteer-Features	Aus
Einsatzmöglichkeiten	Erstelle Opportunities für Freiwillige	Aus
Selbstanmeldung	Freiwillige können sich selbst für Schichten eintragen	Aus
Stunden-Tracking	Tracke Freiwilligen-Stunden	Aus
Stunden-Genehmigung	Stunden müssen von Admins genehmigt werden	Aus

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Freiwilligen-Dashboard

Wenn das Freiwilligen-Management aktiviert ist, haben Nutzer Zugriff auf ein Freiwilligen-Dashboard:

Dashboard-Elemente

Element	Beschreibung
Mein Profil	Freiwilligen-Status und Informationen
Gesamtstunden	Kumulierte genehmigte Stunden
Diesen Monat	Stunden im aktuellen Monat
Nächste Schichten	Anstehende Einsätze
Schnellaktionen	Einsätze finden, Stunden eintragen

Routen für die Navigation

Route	Beschreibung
Mitgliederverzeichnis	Übersicht aller Mitglieder
Freiwilligen-Dashboard	Eigenes Freiwilligen-Profil und Statistiken
Einsatzmöglichkeiten	Verfügbare Freiwilligen-Einsätze
Meine Schichten	Eigene geplante und vergangene Schichten
Stunden eintragen	Freiwilligen-Stunden erfassen

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E-Mail-Benachrichtigungen (optional)

Im Mitglieder-Editor können E-Mail-Benachrichtigungen konfiguriert werden:

Option	Beschreibung
Erinnerungs-E-Mails	Erinnerung vor Schichtbeginn senden
Dankes-E-Mails	Danke nach abgeschlossener Schicht senden

Cloud Functions erforderlich

Für E-Mail-Benachrichtigungen werden Cloud Functions benötigt. Diese können im E-Mail-Setup Wizard konfiguriert werden.

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Admin-Bereich für Freiwillige

Im Admin-Bereich stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Freiwillige verwalten

Funktion	Beschreibung
Freiwillige suchen	Liste aller Freiwilligen durchsuchen
Statistiken	Gesamtstunden, aktive Freiwillige
Profile ansehen	Details zu einzelnen Freiwilligen

Einsätze verwalten

Funktion	Beschreibung
Einsatz erstellen	Neue Opportunity anlegen
Einsätze bearbeiten	Details ändern, Freiwillige zuweisen
Einsatz löschen	Abgeschlossene Einsätze entfernen

Schichten verwalten

Funktion	Beschreibung
Schichten ansehen	Alle Schichten im Überblick
Status ändern	Geplant, Eingecheckt, Abgeschlossen
Zuweisungen	Freiwillige manuell zuweisen

Stunden genehmigen

Funktion	Beschreibung
Offene Stunden	Eingereichte Stunden prüfen
Genehmigen	Stunden bestätigen
Ablehnen	Stunden mit Begründung ablehnen
Bearbeitete Stunden	Historie der genehmigten/abgelehnten Stunden

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Firestore-Collections

Das Freiwilligen-Management nutzt folgende Firestore-Collections:

Collection	Beschreibung
volunteers	Freiwilligen-Profile
volunteer_opportunities	Einsatzmöglichkeiten
volunteer_shifts	Schichtzuweisungen
volunteer_hours	Geleistete Stunden

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Tipps

Starten ohne Komplexität

Aktiviere zunächst nur das Freiwilligen-Management und die Einsatzmöglichkeiten. Stunden-Tracking und Genehmigung kannst du später hinzufügen.

Selbstanmeldung nutzen

Die Selbstanmeldung reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich. Freiwillige organisieren sich selbst.

Genehmigung bei Fördermitteln

Wenn Freiwilligen-Stunden für Fördermittel oder offizielle Nachweise benötigt werden, aktiviere die Stunden-Genehmigung.

E-Mails für Engagement

Erinnerungs- und Dankes-E-Mails erhöhen das Engagement der Freiwilligen. Nutze sie, um Wertschätzung zu zeigen.

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Nächste Schritte

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