Funktionen

Im vierten Schritt des Schichtplanung-Setups konfigurierst du die Funktionen. Diese Einstellungen bestimmen, welche Zusatzfeatures im Schichtplanung-Modul verfügbar sind.

Übersicht

Das Schichtplanung-Modul bietet fünf konfigurierbare Funktionen:

Schichttausch

Mitarbeiter können Schichten untereinander tauschen.

Verfügbarkeiten

Mitarbeiter geben ihre verfügbaren Zeiten an.

Offene Schichten

Unbesetzte Schichten zur Übernahme anbieten.

Manager-Genehmigung

Tausch und Übernahme muss genehmigt werden.

Arbeitskosten

Kosten pro Schicht berechnen und anzeigen.

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Was du im Setup siehst

Der Funktionen-Schritt zeigt dir:

1. Titel: „Funktionen”

2. Beschreibung: „Aktiviere die gewünschten Funktionen für das Schichtplanung-Modul.”

3. Info-Box: „Diese Einstellungen kannst du später im Editor jederzeit anpassen.”

4. Toggle-Schalter für jede Funktion

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Die Funktionen im Detail

Schichttausch

Schichttausch

Mitarbeiter können Schichten untereinander tauschen

Eigenschaft	Wert
Standard	Aktiviert
Wirkung	Tausch-Button bei zugewiesenen Schichten
Voraussetzung	Beide Mitarbeiter müssen zustimmen

Funktionsweise

1. Tausch anfragen — Mitarbeiter wählt eigene Schicht und gewünschte Tausch-Schicht

2. Anfrage senden — Tausch-Anfrage wird an den anderen Mitarbeiter gesendet

3. Benachrichtigung — Der andere Mitarbeiter erhält eine Push-Nachricht

4. Anfrage annehmen/ablehnen — Ziel-Mitarbeiter entscheidet

5. Manager-Genehmigung — Bei aktivierter Genehmigung muss Manager bestätigen

6. Schichten getauscht — Nach Genehmigung werden die Schichten getauscht

Tausch-Status

Status	Bedeutung
Ausstehend	Warte auf Antwort des anderen Mitarbeiters
Akzeptiert	Mitarbeiter hat zugestimmt, warte auf Manager
Genehmigt	Manager hat bestätigt, Tausch ist aktiv
Abgelehnt	Tausch wurde abgelehnt
Zurückgezogen	Anfrage wurde zurückgenommen

Wann aktivieren?

• Flexible Teams: Mehr Eigenverantwortung für Mitarbeiter
• Hohe Fluktuation: Weniger Planungsaufwand für Manager
• Work-Life-Balance: Mitarbeiter können kurzfristig reagieren

Wann deaktivieren?

• Strenge Planung: Wenn jede Änderung genehmigt werden muss
• Spezialisierte Rollen: Wenn nur bestimmte Mitarbeiter bestimmte Schichten machen können
• Kleine Teams: Wenn persönliche Absprache ausreicht

Benachrichtigungen

Mit aktiviertem Benachrichtigungs-Modul erhalten Mitarbeiter automatische Push-Nachrichten bei Tausch-Anfragen.

Verfügbarkeiten

Verfügbarkeiten

Mitarbeiter geben ihre verfügbaren Zeiten an

Eigenschaft	Wert
Standard	Aktiviert
Wirkung	Verfügbarkeits-Kalender für jeden Mitarbeiter
Sichtbar für	Manager und optional Team

Funktionsweise

1. Kalender öffnen — Mitarbeiter öffnet seinen Verfügbarkeits-Kalender

2. Tage markieren — Verfügbare und nicht verfügbare Tage auswählen

3. Details angeben — Optional: Zeitfenster und Präferenzen

4. Speichern — Verfügbarkeiten werden für Manager sichtbar

5. Planung nutzen — Manager berücksichtigt Verfügbarkeiten bei der Schichtplanung

Verfügbarkeits-Status

Status	Symbol	Bedeutung
Verfügbar	✓	Mitarbeiter kann arbeiten
Nicht verfügbar	✗	Mitarbeiter kann nicht arbeiten
Bevorzugt	★	Mitarbeiter würde gerne arbeiten
Keine Angabe	—	Noch keine Eingabe

Wann aktivieren?

• Flexible Arbeitszeiten: Mitarbeiter haben unterschiedliche Verfügbarkeiten
• Teilzeitkräfte: Verschiedene Arbeitstage pro Woche
• Studenten/Aushilfen: Wechselnde Verfügbarkeiten
• Urlaub/Abwesenheit: Frühzeitige Planung möglich

Wann deaktivieren?

• Feste Arbeitszeiten: Alle arbeiten immer zur gleichen Zeit
• Vollzeit-Mitarbeiter: Keine wechselnden Verfügbarkeiten
• Kleine Teams: Persönliche Absprache reicht aus

Frühzeitige Eingabe

Ermutige Mitarbeiter, ihre Verfügbarkeiten mindestens 2 Wochen im Voraus einzutragen.

Offene Schichten

Offene Schichten

Unbesetzte Schichten zur Übernahme anbieten

Eigenschaft	Wert
Standard	Aktiviert
Wirkung	Unbesetzte Schichten werden im Team angezeigt
Übernahme	Mitarbeiter können sich bewerben

Funktionsweise

1. Schicht wird offen — Durch Krankheit, Kündigung oder Unterbesetzung

2. Team wird informiert — Offene Schicht erscheint im Schichtplan

3. Benachrichtigung — Push-Nachricht an verfügbare Mitarbeiter

4. Übernahme anfragen — Mitarbeiter bewirbt sich für die Schicht

5. Manager entscheidet — Bei aktivierter Genehmigung wählt Manager aus

6. Schicht zugewiesen — Mitarbeiter übernimmt die Schicht

Status offener Schichten

Status	Bedeutung
Offen	Schicht ist unbesetzt und verfügbar
Beantragt	Mindestens ein Mitarbeiter hat sich beworben
Zugewiesen	Schicht wurde einem Mitarbeiter zugewiesen

Wann aktivieren?

• Unterbesetzung: Häufig unbesetzte Schichten
• Flexibilität: Mitarbeiter können Zusatzschichten übernehmen
• Fairness: Transparente Vergabe von Schichten
• Motivation: Mitarbeiter können mehr arbeiten, wenn gewünscht

Wann deaktivieren?

• Vollständige Besetzung: Alle Schichten sind immer besetzt
• Feste Zuweisung: Manager weist Schichten direkt zu
• Überstundenregelung: Zusätzliche Schichten nicht erwünscht

Schnelle Reaktion

Offene Schichten werden oft schnell vergeben. Je früher du sie veröffentlichst, desto besser.

Manager-Genehmigung

Manager-Genehmigung

Tausch und Übernahme muss vom Manager genehmigt werden

Eigenschaft	Wert
Standard	Aktiviert
Wirkung	Alle Änderungen erfordern Freigabe
Benachrichtigung	Manager erhält Anfragen

Funktionsweise

1. Anfrage eingeht — Mitarbeiter stellt Tausch- oder Übernahme-Anfrage

2. Manager wird benachrichtigt — Push-Nachricht mit Details

3. Anfrage prüfen — Manager öffnet die Anfrage

4. Entscheidung treffen — Genehmigen oder ablehnen

5. Mitarbeiter informiert — Benachrichtigung über Entscheidung

Was wird genehmigt?

Aktion	Genehmigung erforderlich
Schichttausch	Ja, nach Zustimmung beider Mitarbeiter
Offene Schicht übernehmen	Ja, Manager wählt aus Bewerbern
Verfügbarkeit ändern	Nein, aber Manager sieht Änderungen
Eigene Schicht absagen	Je nach Einstellung

Wann aktivieren?

• Kontrolle behalten: Manager möchte alle Änderungen prüfen
• Qualitätssicherung: Nur qualifizierte Mitarbeiter für bestimmte Schichten
• Compliance: Arbeitszeitgesetze und Ruhezeiten einhalten
• Budgetkontrolle: Überstunden vermeiden

Wann deaktivieren?

• Eigenverantwortung: Mitarbeiter regeln Änderungen selbst
• Schnelligkeit: Änderungen müssen sofort wirksam werden
• Kleine Teams: Persönliche Absprache reicht
• Vertrauen: Mitarbeiter handeln verantwortungsvoll

Reaktionszeit

Bei aktivierter Manager-Genehmigung solltest du auf Anfragen zeitnah reagieren, um die Mitarbeiter nicht warten zu lassen.

Arbeitskosten

Arbeitskosten

Kosten pro Schicht berechnen und anzeigen

Eigenschaft	Wert
Standard	Deaktiviert
Wirkung	Kostenübersicht im Schichtplan
Berechnung	Basierend auf Stundenlohn

Funktionsweise

1. Stundenlohn hinterlegen — Pro Mitarbeiter oder Schichttyp

2. Zuschläge definieren — Nacht-, Wochenend-, Feiertagszuschläge

3. Automatische Berechnung — Kosten werden pro Schicht berechnet

4. Übersicht anzeigen — Tages-, Wochen-, Monatskosten

Kostenberechnung

Faktor	Beschreibung
Grundlohn	Stunden × Stundenlohn
Nachtzuschlag	+ Prozent für Nachtschichten
Wochenendzuschlag	+ Prozent für Sa/So
Feiertagszuschlag	+ Prozent für Feiertage
Überstunden	+ Prozent ab x Stunden

Kostenübersicht

Ansicht	Anzeige
Tagesübersicht	Kosten aller Schichten eines Tages
Wochenübersicht	Kosten der gesamten Woche
Monatsübersicht	Kosten des gesamten Monats
Pro Mitarbeiter	Kosten pro Person

Wann aktivieren?

• Budgetkontrolle: Personalkosten im Blick behalten
• Kostenplanung: Vorausschauende Budgetierung
• Optimierung: Teure Schichten identifizieren
• Reporting: Auswertungen für Buchhaltung

Wann deaktivieren?

• Nicht relevant: Kosten werden anders erfasst
• Datenschutz: Stundenlöhne sollen nicht sichtbar sein
• Einfachheit: Nur Schichtplanung ohne Kosten
• Ehrenamt: Bei unbezahlter Arbeit

Datenschutz

Die Kostenübersicht ist nur für Manager und Admins sichtbar. Mitarbeiter sehen keine Lohninformationen anderer.

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Zusammenfassung der Optionen

Option	Beschreibung	Standard
Schichttausch	Mitarbeiter können Schichten tauschen	An
Verfügbarkeiten	Mitarbeiter geben Verfügbarkeit an	An
Offene Schichten	Unbesetzte Schichten anbieten	An
Manager-Genehmigung	Änderungen müssen genehmigt werden	An
Arbeitskosten	Kosten pro Schicht berechnen	Aus

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Empfohlene Konfigurationen

Kleines Team (bis 10 Mitarbeiter)

Option	Empfehlung
Schichttausch	An
Verfügbarkeiten	An
Offene Schichten	An
Manager-Genehmigung	Aus
Arbeitskosten	Optional

Mittleres Team (10-50 Mitarbeiter)

Option	Empfehlung
Schichttausch	An
Verfügbarkeiten	An
Offene Schichten	An
Manager-Genehmigung	An
Arbeitskosten	An

Großes Team (50+ Mitarbeiter)

Option	Empfehlung
Schichttausch	An
Verfügbarkeiten	An
Offene Schichten	An
Manager-Genehmigung	An
Arbeitskosten	An

Ehrenamtliche Organisation

Option	Empfehlung
Schichttausch	An
Verfügbarkeiten	An
Offene Schichten	An
Manager-Genehmigung	Aus
Arbeitskosten	Aus

Streng regulierter Betrieb

Option	Empfehlung
Schichttausch	Optional
Verfügbarkeiten	An
Offene Schichten	Aus
Manager-Genehmigung	An
Arbeitskosten	An

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Später im Editor anpassen

Alle Einstellungen können später im Schichtplanung-Editor angepasst werden:

Editor-Bereich „Einstellungen”

Option	Beschreibung
Schichttausch aktivieren	Tausch ein-/ausschalten
Tausch-Frist	Wie viele Tage vorher kann getauscht werden?
Verfügbarkeiten aktivieren	Eingabe ein-/ausschalten
Verfügbarkeits-Vorlauf	Wie weit im Voraus?
Offene Schichten aktivieren	Feature ein-/ausschalten
Benachrichtigungen	Wer wird benachrichtigt?
Manager-Genehmigung	Genehmigung ein-/ausschalten
Arbeitskosten aktivieren	Kostenberechnung ein-/ausschalten

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Abhängigkeiten

Funktion	Abhängigkeit
Schichttausch	Benachrichtigungs-Modul (optional)
Verfügbarkeiten	Keine
Offene Schichten	Benachrichtigungs-Modul (optional)
Manager-Genehmigung	Keine
Arbeitskosten	Keine

Benachrichtigungs-Modul

Für Push-Benachrichtigungen bei Tausch-Anfragen und offenen Schichten sollte das Benachrichtigungs-Modul aktiviert sein.

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Tipps

Alle aktivieren

Im Zweifelsfall: Aktiviere alle Funktionen. Du kannst sie später jederzeit deaktivieren.

Manager-Genehmigung sinnvoll

Die Manager-Genehmigung hilft, den Überblick zu behalten und Arbeitszeitgesetze einzuhalten.

Verfügbarkeiten früh einholen

Ermutige Mitarbeiter, ihre Verfügbarkeiten mindestens 2 Wochen im Voraus einzutragen.

Offene Schichten schnell besetzen

Je früher du offene Schichten veröffentlichst, desto höher die Chance auf schnelle Besetzung.

Arbeitskosten für Budgetplanung

Die Arbeitskostenberechnung hilft bei der vorausschauenden Personalbudgetierung.

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Nächste Schritte

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