Freiwillige
Im Freiwillige-Tab aktivierst und konfigurierst du das Volunteer-Management-System. Damit kannst du Freiwilligen-Einsatze organisieren, Stunden tracken und automatische Benachrichtigungen versenden.
Freiwilligen-Management aktivieren
Abschnitt betitelt „Freiwilligen-Management aktivieren“Freiwilligen-Management
Abschnitt betitelt „Freiwilligen-Management“Was es macht: Aktiviert das komplette Freiwilligen-System.
So findest du es: Freiwillige > Allgemein > Freiwilligen-Management aktivieren
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| An | Alle Volunteer-Features sind verfugbar |
| Aus | Keine Freiwilligen-Funktionen |
Was wird aktiviert:
- Freiwilligen-Dashboard fur Nutzer
- Einsatzmoglichkeiten-Ubersicht
- Stunden-Tracking
- Admin-Bereich fur Freiwillige
Allgemeine Einstellungen
Abschnitt betitelt „Allgemeine Einstellungen“Einsatzmoglichkeiten aktivieren
Abschnitt betitelt „Einsatzmoglichkeiten aktivieren“Was es macht: Ermoglicht das Erstellen und Verwalten von Einsatzmoglichkeiten (Opportunities).
So findest du es: Freiwillige > Allgemein > Einsatzmoglichkeiten aktivieren
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| An | Admins konnen Einsatzmoglichkeiten erstellen |
| Aus | Keine Einsatze verfugbar |
Beispiele fur Einsatzmoglichkeiten:
- Helfer beim Vereinsfest
- Trainingsunterstutzung
- Kassendienst
- Materialwart
- Fahrdienst
Selbst-Einteilung erlauben
Abschnitt betitelt „Selbst-Einteilung erlauben“Was es macht: Freiwillige konnen sich selbst fur Schichten eintragen.
So findest du es: Freiwillige > Allgemein > Selbst-Einteilung erlauben
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| An | Freiwillige wahlen selbst ihre Schichten |
| Aus | Nur Admins konnen Freiwillige einteilen |
Stunden-Tracking
Abschnitt betitelt „Stunden-Tracking“Stunden erfassen
Abschnitt betitelt „Stunden erfassen“Was es macht: Ermoglicht das Erfassen und Tracking von Freiwilligen-Stunden.
So findest du es: Freiwillige > Stunden-Tracking > Stunden erfassen
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| An | Stunden werden automatisch und manuell erfasst |
| Aus | Kein Stunden-Tracking |
Was erfasst wird:
- Automatisch: Stunden aus abgeschlossenen Schichten
- Manuell: Von Freiwilligen eingetragene Stunden
Genehmigung erforderlich
Abschnitt betitelt „Genehmigung erforderlich“Was es macht: Manuell eingetragene Stunden mussen von Admins genehmigt werden.
So findest du es: Freiwillige > Stunden-Tracking > Genehmigung erforderlich
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| An | Stunden mussen genehmigt werden |
| Aus | Stunden werden sofort gutgeschrieben |
E-Mail-Benachrichtigungen
Abschnitt betitelt „E-Mail-Benachrichtigungen“Erinnerungs-E-Mails
Abschnitt betitelt „Erinnerungs-E-Mails“Was es macht: Sendet Erinnerungen vor Schichtbeginn.
So findest du es: Freiwillige > E-Mail-Benachrichtigungen > Erinnerungs-E-Mails
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| An | Freiwillige erhalten Erinnerungs-E-Mails |
| Aus | Keine Erinnerungen |
Typischer Ablauf:
- 24 Stunden vor der Schicht: Erinnerung
- Inhalt: Datum, Uhrzeit, Ort, Ansprechpartner
Dankes-E-Mails
Abschnitt betitelt „Dankes-E-Mails“Was es macht: Sendet eine Dankes-E-Mail nach abgeschlossenen Schichten.
So findest du es: Freiwillige > E-Mail-Benachrichtigungen > Dankes-E-Mails
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| An | Freiwillige erhalten Dankes-E-Mails |
| Aus | Keine Dankes-E-Mails |
Alle Freiwilligen-Einstellungen
Abschnitt betitelt „Alle Freiwilligen-Einstellungen“| Einstellung | Standard | Empfehlung |
|---|---|---|
| Freiwilligen-Management | Aus | An wenn Volunteers gebraucht |
| Einsatzmoglichkeiten | Aus | An |
| Selbst-Einteilung | Aus | An |
| Stunden erfassen | Aus | An |
| Genehmigung erforderlich | Aus | An fur grossere Orgs |
| Erinnerungs-E-Mails | Aus | An |
| Dankes-E-Mails | Aus | An |
Freiwilligen-Dashboard
Abschnitt betitelt „Freiwilligen-Dashboard“Wenn das Freiwilligen-Management aktiviert ist, erhalten Nutzer Zugang zum Freiwilligen-Dashboard:
Was Freiwillige sehen
Abschnitt betitelt „Was Freiwillige sehen“- Gesamtstunden: Alle geleisteten Stunden
- Monat aktuell: Stunden im laufenden Monat
- Nachste Schichten: Kommende Einsatze
- Schnellaktionen: Einsatze finden, Stunden eintragen
Verfugbare Seiten
Abschnitt betitelt „Verfugbare Seiten“| Seite | Beschreibung |
|---|---|
| Mein Dashboard | Ubersicht uber eigene Statistiken |
| Einsatzmoglichkeiten | Verfugbare Einsatze durchsuchen |
| Meine Schichten | Geplante und vergangene Schichten |
| Stunden eintragen | Manuelle Stunden-Erfassung |
Admin-Bereich
Abschnitt betitelt „Admin-Bereich“Admins haben erweiterte Funktionen:
Freiwillige verwalten
Abschnitt betitelt „Freiwillige verwalten“- Ubersicht aller Freiwilligen
- Gesamtstunden pro Person
- Aktivitat im laufenden Monat
Stunden genehmigen
Abschnitt betitelt „Stunden genehmigen“- Liste offener Stunden-Antrage
- Genehmigen oder Ablehnen
- Ablehnungsgrund angeben
Einsatze verwalten
Abschnitt betitelt „Einsatze verwalten“- Neue Einsatze erstellen
- Schichten planen
- Freiwillige zuweisen
Typische Konfigurationen
Abschnitt betitelt „Typische Konfigurationen“Kleiner Verein (einfach)
Abschnitt betitelt „Kleiner Verein (einfach)“- Management: An
- Einsatzmoglichkeiten: An
- Selbst-Einteilung: An
- Stunden erfassen: Aus
- E-Mails: Aus
Grossere Organisation (professionell)
Abschnitt betitelt „Grossere Organisation (professionell)“- Management: An
- Einsatzmoglichkeiten: An
- Selbst-Einteilung: An
- Stunden erfassen: An
- Genehmigung: An
- Erinnerungen: An
- Dankes-E-Mails: An
Nonprofit mit Stunden-Nachweis
Abschnitt betitelt „Nonprofit mit Stunden-Nachweis“- Management: An
- Einsatzmoglichkeiten: An
- Selbst-Einteilung: An
- Stunden erfassen: An (wichtig fur Nachweise)
- Genehmigung: An
- E-Mails: An
Haufige Fragen
Abschnitt betitelt „Haufige Fragen“Brauche ich Cloud Functions fur E-Mails?
Abschnitt betitelt „Brauche ich Cloud Functions fur E-Mails?“Ja, fur automatische E-Mail-Benachrichtigungen werden Cloud Functions benotigt. Diese kannst du im Setup-Wizard konfigurieren.
Konnen Freiwillige ihre Stunden nachtraglich korrigieren?
Abschnitt betitelt „Konnen Freiwillige ihre Stunden nachtraglich korrigieren?“Bei aktivierter Genehmigung konnen Freiwillige neue Stunden einreichen. Admins konnen alle Stunden bearbeiten.
Was passiert wenn ein Freiwilliger nicht zur Schicht kommt?
Abschnitt betitelt „Was passiert wenn ein Freiwilliger nicht zur Schicht kommt?“Admins konnen den Status auf “Nicht erschienen” setzen. Die Stunden werden dann nicht gutgeschrieben.
Kann ich Zertifikate fur geleistete Stunden ausstellen?
Abschnitt betitelt „Kann ich Zertifikate fur geleistete Stunden ausstellen?“Uber die Stunden-Ubersicht kannst du die Daten exportieren. Eine integrierte Zertifikat-Funktion ist in Planung.
Wie kann ich Top-Freiwillige hervorheben?
Abschnitt betitelt „Wie kann ich Top-Freiwillige hervorheben?“Nutze die “Featured Members”-Funktion im Verzeichnis-Tab, um besonders aktive Freiwillige hervorzuheben.