Empfänger & Opt-In

Im Tab Empfänger & Opt-In legst du die globalen Standardwerte für alle Formulare fest. Die konkreten Empfänger-Adressen pflegst du pro Formular im Tab Formulare - hier geht es um die übergeordneten Regeln.

Double-Opt-In als Standard

• Double-Opt-In erzwingen (Standard) - bestimmt, ob neue Formulare standardmäßig mit Mail-Bestätigung arbeiten. Dieser Wert ist nur ein Voreinstellungswert: Bei jedem einzelnen Formular kannst du das Opt-In separat an- oder ausschalten.

Wie funktioniert das Double-Opt-In?

Ist das Opt-In für ein Formular aktiv, läuft der Versand zweistufig ab:

1. Der Nutzer füllt das Formular aus und tippt auf Absenden.
2. Statt sofort zu versenden, schickt deine App eine E-Mail mit einem 6-stelligen Code an die Adresse des Nutzers. Der Antrag steht zunächst auf „Ausstehend”.
3. Der Nutzer gibt den Code in der App ein.
4. Erst nach erfolgreicher Bestätigung wird das PDF erzeugt und versendet - an die Admin-Empfänger und (falls aktiviert) als Kopie an den Nutzer. Der Status wechselt auf „Versendet”.

Warum Opt-In?

Das Double-Opt-In stellt sicher, dass die angegebene E-Mail-Adresse wirklich dem Nutzer gehört, bevor ein Antrag rausgeht. Gerade bei Beitritts- und Mitgliedsanträgen ist das praktisch, um Fehleingaben und Missbrauch zu vermeiden.

Empfänger - kurz erklärt

Jedes Formular hat mindestens eine feste Admin-Empfänger-Adresse (Pflicht) und optional eine Kopie an den Nutzer. Das ausgefüllte PDF kommt immer als Datei-Anhang. Diese Einstellungen findest du direkt beim jeweiligen Formular im Tab Formulare.

E-Mail wird beim Ausfüllen zur Pflicht

Sobald ein Formular „Kopie an Nutzer” oder das Double-Opt-In nutzt, muss der Nutzer beim Ausfüllen eine gültige E-Mail-Adresse angeben - an sie geht die Kopie bzw. der Bestätigungscode. Ohne diese Optionen ist die E-Mail-Angabe optional.

DSGVO

Bei aktivem Opt-In wird das PDF erst nach der Code-Bestätigung erzeugt und versendet - vorher existiert kein befülltes Dokument. Wie lange Einreichungen aufbewahrt werden und wie sie sich löschen lassen, steuerst du im Tab Verhalten.