Export
Im Tab Export konfigurierst du die Standard-Exporteinstellungen für deine Inventar-Sammlung. Nutzer können dann in der Listenansicht Daten im gewählten Format exportieren.
Export-Formate
Abschnitt betitelt „Export-Formate“Das Inventar-Modul bietet drei Export-Formate:
CSV (Tabellenformat)
Abschnitt betitelt „CSV (Tabellenformat)“| Eigenschaft | Beschreibung |
|---|---|
| Was es macht | Erstellt eine Tabellendatei |
| Nutzung | Import in Excel, Numbers, Google Sheets |
| Vorteile | Universell, bearbeitbar |
| Nachteile | Keine Formatierung |
Ideal für:
- Weiterverarbeitung in Tabellenprogrammen
- Datenanalyse
- Import in andere Systeme
PDF (Druckbares Dokument)
Abschnitt betitelt „PDF (Druckbares Dokument)“| Eigenschaft | Beschreibung |
|---|---|
| Was es macht | Erstellt ein formatiertes PDF-Dokument |
| Nutzung | Drucken, Archivieren |
| Vorteile | Formatiert, druckfertig |
| Nachteile | Nicht bearbeitbar |
Ideal für:
- Gedruckte Listen
- Archivierung
- Offizielle Dokumente
HTML (Webseite)
Abschnitt betitelt „HTML (Webseite)“| Eigenschaft | Beschreibung |
|---|---|
| Was es macht | Erstellt eine formatierte HTML-Datei |
| Nutzung | Im Browser öffnen, drucken |
| Vorteile | Druckfreundlich, interaktiv |
| Nachteile | Benötigt Browser |
Ideal für:
- Drucken über Browser
- Teilen per E-Mail
- Archivierung als Webseite
Export-Optionen
Abschnitt betitelt „Export-Optionen“Standard-Format
Abschnitt betitelt „Standard-Format“| Eigenschaft | Beschreibung |
|---|---|
| Was es macht | Bestimmt das vorausgewählte Format beim Export |
| Optionen | CSV, PDF, HTML |
| Standard | CSV |
Nutzer können beim Export immer auch ein anderes Format wählen.
ID einschliessen
Abschnitt betitelt „ID einschliessen“| Eigenschaft | Beschreibung |
|---|---|
| Was es macht | Fügt die Eintrags-ID zum Export hinzu |
| Auswirkung | Jede Zeile enthält die eindeutige ID |
| Standard | Aktiviert |
Nützlich für:
- Datenabgleich mit dem System
- Eindeutige Referenzierung
- Re-Import von bearbeiteten Daten
Zeitstempel einschliessen
Abschnitt betitelt „Zeitstempel einschliessen“| Eigenschaft | Beschreibung |
|---|---|
| Was es macht | Fügt Erstellungs- und Änderungsdatum hinzu |
| Auswirkung | Zwei zusätzliche Spalten im Export |
| Standard | Aktiviert |
Nützlich für:
- Nachvollziehbarkeit von Änderungen
- Chronologische Sortierung
- Audit-Zwecke
Export durchführen
Abschnitt betitelt „Export durchführen“Der Export wird nicht im Editor, sondern in der Listenansicht gestartet:
- Öffne die Inventar-Listenansicht
- Tippe auf das Mehr-Menu (…) oben rechts
- Wähle Exportieren
- Wähle das gewünschte Format (CSV, PDF, HTML)
- Wähle die zu exportierenden Felder
- Tippe auf Exportieren
- Die Datei wird erstellt und zum Teilen angeboten
Feldauswahl beim Export
Abschnitt betitelt „Feldauswahl beim Export“Beim Export kannst du wählen, welche Felder enthalten sein sollen:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Alle Felder | Exportiert alle definierten Felder |
| Ausgewählte Felder | Nur die angehakten Felder werden exportiert |
| Titel-Feld | Der Haupttitel des Eintrags |
Neben dem Export gibt es auch eine direkte Druckfunktion:
- Öffne die Inventar-Listenansicht
- Tippe auf das Mehr-Menu (…) oben rechts
- Wähle Drucken
- Wähle die zu druckenden Felder
- Der System-Druckdialog öffnet sich
Die Druckfunktion erstellt intern ein PDF und öffnet den nativen Druckdialog des Betriebssystems.
Backup & Import
Abschnitt betitelt „Backup & Import“Für vollständige Sicherungen bietet das Inventar-Modul eine separate Backup-Funktion:
Backup erstellen
Abschnitt betitelt „Backup erstellen“- Öffne die Inventar-Listenansicht
- Tippe auf das Mehr-Menu (…)
- Wähle Exportieren > Backup erstellen
- Wähle Vollständiges Backup
- Eine JSON-Datei mit allen Daten wird erstellt
Das Backup enthält:
- Alle Konfigurationseinstellungen
- Alle Kategorien und Felder
- Alle Einträge mit allen Daten
- Metadaten (Version, Zeitstempel)
Backup wiederherstellen
Abschnitt betitelt „Backup wiederherstellen“- Öffne die Inventar-Listenansicht
- Tippe auf das Mehr-Menu (…)
- Wähle Exportieren > Backup wiederherstellen
- Wähle die JSON-Backup-Datei
- Wähle den Import-Modus:
- Neue Sammlung: Erstellt eine komplett neue Sammlung
- Zusammenführen: Fügt Einträge zur bestehenden Sammlung hinzu
- Ersetzen: Löscht die bestehende Sammlung und ersetzt sie
Einstellungen im Überblick
Abschnitt betitelt „Einstellungen im Überblick“| Einstellung | Typ | Standard | Empfehlung |
|---|---|---|---|
| Standard-Format | Auswahl | CSV | Nach Bedarf |
| ID einschliessen | Toggle | An | Meistens an |
| Zeitstempel | Toggle | An | Meistens an |
Häufige Fragen
Abschnitt betitelt „Häufige Fragen“Wo werden exportierte Dateien gespeichert?
Abschnitt betitelt „Wo werden exportierte Dateien gespeichert?“Die Dateien werden temporär erstellt und über den System-Teilen-Dialog angeboten. Du kannst sie dort in Dateien, E-Mail, Cloud-Dienste etc. speichern.
Kann ich nur bestimmte Einträge exportieren?
Abschnitt betitelt „Kann ich nur bestimmte Einträge exportieren?“Ja, wende vor dem Export Filter an. Es werden dann nur die aktuell sichtbaren Einträge exportiert.
Werden Bilder und Dateien exportiert?
Abschnitt betitelt „Werden Bilder und Dateien exportiert?“Im CSV/PDF/HTML-Export werden nur die Dateipfade exportiert, nicht die Dateien selbst. Für vollständige Sicherungen nutze die Backup-Funktion.
Kann ich exportierte CSV-Daten wieder importieren?
Abschnitt betitelt „Kann ich exportierte CSV-Daten wieder importieren?“Aktuell nur über die JSON-Backup-Funktion. Ein direkter CSV-Import ist geplant.
Wie gross kann eine Export-Datei werden?
Abschnitt betitelt „Wie gross kann eine Export-Datei werden?“Das hängt von der Anzahl der Einträge und Felder ab. Bei sehr grossen Sammlungen kann der Export einen Moment dauern.
Was passiert bei Export-Fehlern?
Abschnitt betitelt „Was passiert bei Export-Fehlern?“Bei Fehlern erscheint eine Meldung. Prüfe, ob genügend Speicherplatz verfügbar ist und versuche es erneut.