Genehmigung

Genehmigung

Im Tab “Genehmigung” konfigurierst du den Genehmigungs-Workflow. Hier legst du fest, wer Anträge genehmigen muss und wie Benachrichtigungen funktionieren.

Genehmigungspflicht

Einstellung	Beschreibung	Standard
Urlaub muss genehmigt werden	Urlaubsanträge benötigen Genehmigung	An
Krankmeldung muss genehmigt werden	Krankmeldungen benötigen Genehmigung	Aus

Urlaub mit Genehmigung

Wenn aktiviert, durchlaufen Urlaubsanträge folgenden Prozess:

1. Mitarbeiter reicht Antrag ein
2. Status wechselt zu “Ausstehend”
3. Vorgesetzter erhält Benachrichtigung
4. Vorgesetzter genehmigt oder lehnt ab
5. Mitarbeiter erhält Rückmeldung

Krankmeldung ohne Genehmigung (Standard)

In Deutschland ist es üblich, dass Krankmeldungen nur zur Information dienen und nicht genehmigt werden müssen. Der Standardwert “Aus” entspricht dieser Praxis.

Deutscher Rechtsrahmen

In Deutschland besteht bei Krankheit Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Eine “Genehmigung” im eigentlichen Sinne gibt es nicht - nur eine Informationspflicht gegenüber dem Arbeitgeber.

Workflow

Einstellung	Beschreibung	Standard	Bereich
Mehrstufige Genehmigung	Anträge müssen von mehreren Personen genehmigt werden	Aus	-
Auto-Genehmigung nach (Tagen)	Antrag wird automatisch genehmigt, wenn nicht bearbeitet	0 (deaktiviert)	0-14

Mehrstufige Genehmigung

Wenn aktiviert, muss ein Urlaubsantrag zwei Stufen durchlaufen:

Stufe	Genehmiger	Status danach
1	Vorgesetzter	”Wartet auf HR-Freigabe”
2	HR-Abteilung	”Genehmigt”

1. Mitarbeiter reicht Antrag ein
2. Vorgesetzter genehmigt
3. Status wechselt zu “Wartet auf HR-Freigabe”
4. HR prüft und genehmigt
5. Status wechselt zu “Genehmigt”

Wann mehrstufig nutzen?

Mehrstufige Genehmigung eignet sich für:

• Größere Unternehmen mit HR-Abteilung
• Branchen mit strengen Compliance-Anforderungen
• Situationen, in denen HR die Urlaubsplanung koordiniert

Auto-Genehmigung

Die Auto-Genehmigung greift, wenn ein Antrag nach der eingestellten Anzahl von Tagen nicht bearbeitet wurde. Das verhindert, dass Anträge “liegen bleiben”.

Wert	Bedeutung
0	Deaktiviert - keine automatische Genehmigung
3	Antrag wird nach 3 Tagen ohne Reaktion automatisch genehmigt
7	Antrag wird nach 7 Tagen ohne Reaktion automatisch genehmigt

Mit Bedacht einsetzen

Auto-Genehmigung sollte nur als Fallback dienen. Stelle sicher, dass Vorgesetzte ihre Benachrichtigungen erhalten und zeitnah reagieren.

Benachrichtigungen

Einstellung	Beschreibung	Standard
Manager bei Antrag benachrichtigen	Vorgesetzter erhält Benachrichtigung bei neuem Antrag	An
HR bei Genehmigung benachrichtigen	HR erhält Info nach erfolgter Genehmigung	Aus

Manager-Benachrichtigung

Wenn ein Mitarbeiter einen Antrag stellt, erhält der zuständige Vorgesetzte eine Push-Benachrichtigung und/oder E-Mail. Die Benachrichtigung enthält:

• Name des Mitarbeiters
• Zeitraum des Antrags
• Urlaubsart
• Link zum Genehmigungsbereich

HR-Benachrichtigung

Wenn aktiviert, wird die HR-Abteilung informiert, sobald ein Antrag genehmigt wurde. Das ist nützlich für:

• Lohnabrechnung
• Personalplanung
• Dokumentation

Status-Übersicht

Je nach Konfiguration kann ein Antrag folgende Status haben:

Status	Bedeutung	Nächste Aktion
Entwurf	Antrag noch nicht eingereicht	Mitarbeiter reicht ein
Ausstehend	Wartet auf Genehmigung	Vorgesetzter entscheidet
Wartet auf HR	Manager hat genehmigt, HR muss bestätigen	HR entscheidet
Genehmigt	Antrag wurde freigegeben	-
Abgelehnt	Antrag wurde abgelehnt	Mitarbeiter kann neu beantragen
Storniert	Mitarbeiter hat zurückgezogen	-
Abgeschlossen	Urlaubszeitraum ist vorbei	-

Ablehnung eines Antrags

Wenn ein Vorgesetzter einen Antrag ablehnt, muss er einen Grund angeben. Typische Ablehnungsgründe:

• Urlaubssperre aktiv
• Mindestbesetzung nicht gewährleistet
• Zu viele Kollegen bereits abwesend
• Kritischer Projektzeitraum

Der Mitarbeiter sieht den Ablehnungsgrund in seiner Antragsübersicht.

Best Practices

Schnelle Reaktion

Konfiguriere Auto-Genehmigung nach 5-7 Tagen als Fallback. So wissen Mitarbeiter spätestens nach einer Woche, woran sie sind.

Krankmeldungen nicht genehmigen

Lass die Genehmigungspflicht für Krankmeldungen deaktiviert. Das entspricht der deutschen Rechtslage und vermeidet unnötige Bürokratie.

HR nur bei Bedarf einbinden

Aktiviere die HR-Benachrichtigung nur, wenn HR die Information tatsächlich benötigt. Zu viele Benachrichtigungen führen zu “Notification Fatigue”.

Mehrstufig nur für grosse Teams

Die mehrstufige Genehmigung lohnt sich erst ab einer gewissen Unternehmensgröße. Für kleine Teams ist sie überdimensioniert.