Freiwillige
Im Freiwillige-Tab aktivierst und konfigurierst du das Volunteer-Management-System. Damit kannst du Freiwilligen-Einsatze organisieren, Stunden tracken und automatische Benachrichtigungen versenden.
Freiwilligen-Management aktivieren
Section titled “Freiwilligen-Management aktivieren”Freiwilligen-Management
Section titled “Freiwilligen-Management”Was es macht: Aktiviert das komplette Freiwilligen-System.
So findest du es: Freiwillige > Allgemein > Freiwilligen-Management aktivieren
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| An | Alle Volunteer-Features sind verfugbar |
| Aus | Keine Freiwilligen-Funktionen |
Was wird aktiviert:
- Freiwilligen-Dashboard fur Nutzer
- Einsatzmoglichkeiten-Ubersicht
- Stunden-Tracking
- Admin-Bereich fur Freiwillige
Allgemeine Einstellungen
Section titled “Allgemeine Einstellungen”Einsatzmoglichkeiten aktivieren
Section titled “Einsatzmoglichkeiten aktivieren”Was es macht: Ermoglicht das Erstellen und Verwalten von Einsatzmoglichkeiten (Opportunities).
So findest du es: Freiwillige > Allgemein > Einsatzmoglichkeiten aktivieren
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| An | Admins konnen Einsatzmoglichkeiten erstellen |
| Aus | Keine Einsatze verfugbar |
Beispiele fur Einsatzmoglichkeiten:
- Helfer beim Vereinsfest
- Trainingsunterstutzung
- Kassendienst
- Materialwart
- Fahrdienst
Selbst-Einteilung erlauben
Section titled “Selbst-Einteilung erlauben”Was es macht: Freiwillige konnen sich selbst fur Schichten eintragen.
So findest du es: Freiwillige > Allgemein > Selbst-Einteilung erlauben
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| An | Freiwillige wahlen selbst ihre Schichten |
| Aus | Nur Admins konnen Freiwillige einteilen |
Stunden-Tracking
Section titled “Stunden-Tracking”Stunden erfassen
Section titled “Stunden erfassen”Was es macht: Ermoglicht das Erfassen und Tracking von Freiwilligen-Stunden.
So findest du es: Freiwillige > Stunden-Tracking > Stunden erfassen
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| An | Stunden werden automatisch und manuell erfasst |
| Aus | Kein Stunden-Tracking |
Was erfasst wird:
- Automatisch: Stunden aus abgeschlossenen Schichten
- Manuell: Von Freiwilligen eingetragene Stunden
Genehmigung erforderlich
Section titled “Genehmigung erforderlich”Was es macht: Manuell eingetragene Stunden mussen von Admins genehmigt werden.
So findest du es: Freiwillige > Stunden-Tracking > Genehmigung erforderlich
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| An | Stunden mussen genehmigt werden |
| Aus | Stunden werden sofort gutgeschrieben |
E-Mail-Benachrichtigungen
Section titled “E-Mail-Benachrichtigungen”Erinnerungs-E-Mails
Section titled “Erinnerungs-E-Mails”Was es macht: Sendet Erinnerungen vor Schichtbeginn.
So findest du es: Freiwillige > E-Mail-Benachrichtigungen > Erinnerungs-E-Mails
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| An | Freiwillige erhalten Erinnerungs-E-Mails |
| Aus | Keine Erinnerungen |
Typischer Ablauf:
- 24 Stunden vor der Schicht: Erinnerung
- Inhalt: Datum, Uhrzeit, Ort, Ansprechpartner
Dankes-E-Mails
Section titled “Dankes-E-Mails”Was es macht: Sendet eine Dankes-E-Mail nach abgeschlossenen Schichten.
So findest du es: Freiwillige > E-Mail-Benachrichtigungen > Dankes-E-Mails
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| An | Freiwillige erhalten Dankes-E-Mails |
| Aus | Keine Dankes-E-Mails |
Alle Freiwilligen-Einstellungen
Section titled “Alle Freiwilligen-Einstellungen”| Einstellung | Standard | Empfehlung |
|---|---|---|
| Freiwilligen-Management | Aus | An wenn Volunteers gebraucht |
| Einsatzmoglichkeiten | Aus | An |
| Selbst-Einteilung | Aus | An |
| Stunden erfassen | Aus | An |
| Genehmigung erforderlich | Aus | An fur grossere Orgs |
| Erinnerungs-E-Mails | Aus | An |
| Dankes-E-Mails | Aus | An |
Freiwilligen-Dashboard
Section titled “Freiwilligen-Dashboard”Wenn das Freiwilligen-Management aktiviert ist, erhalten Nutzer Zugang zum Freiwilligen-Dashboard:
Was Freiwillige sehen
Section titled “Was Freiwillige sehen”- Gesamtstunden: Alle geleisteten Stunden
- Monat aktuell: Stunden im laufenden Monat
- Nachste Schichten: Kommende Einsatze
- Schnellaktionen: Einsatze finden, Stunden eintragen
Verfugbare Seiten
Section titled “Verfugbare Seiten”| Seite | Beschreibung |
|---|---|
| Mein Dashboard | Ubersicht uber eigene Statistiken |
| Einsatzmoglichkeiten | Verfugbare Einsatze durchsuchen |
| Meine Schichten | Geplante und vergangene Schichten |
| Stunden eintragen | Manuelle Stunden-Erfassung |
Admin-Bereich
Section titled “Admin-Bereich”Admins haben erweiterte Funktionen:
Freiwillige verwalten
Section titled “Freiwillige verwalten”- Ubersicht aller Freiwilligen
- Gesamtstunden pro Person
- Aktivitat im laufenden Monat
Stunden genehmigen
Section titled “Stunden genehmigen”- Liste offener Stunden-Antrage
- Genehmigen oder Ablehnen
- Ablehnungsgrund angeben
Einsatze verwalten
Section titled “Einsatze verwalten”- Neue Einsatze erstellen
- Schichten planen
- Freiwillige zuweisen
Typische Konfigurationen
Section titled “Typische Konfigurationen”Kleiner Verein (einfach)
Section titled “Kleiner Verein (einfach)”- Management: An
- Einsatzmoglichkeiten: An
- Selbst-Einteilung: An
- Stunden erfassen: Aus
- E-Mails: Aus
Grossere Organisation (professionell)
Section titled “Grossere Organisation (professionell)”- Management: An
- Einsatzmoglichkeiten: An
- Selbst-Einteilung: An
- Stunden erfassen: An
- Genehmigung: An
- Erinnerungen: An
- Dankes-E-Mails: An
Nonprofit mit Stunden-Nachweis
Section titled “Nonprofit mit Stunden-Nachweis”- Management: An
- Einsatzmoglichkeiten: An
- Selbst-Einteilung: An
- Stunden erfassen: An (wichtig fur Nachweise)
- Genehmigung: An
- E-Mails: An
Haufige Fragen
Section titled “Haufige Fragen”Brauche ich Cloud Functions fur E-Mails?
Section titled “Brauche ich Cloud Functions fur E-Mails?”Ja, fur automatische E-Mail-Benachrichtigungen werden Cloud Functions benotigt. Diese kannst du im Setup-Wizard konfigurieren.
Konnen Freiwillige ihre Stunden nachtraglich korrigieren?
Section titled “Konnen Freiwillige ihre Stunden nachtraglich korrigieren?”Bei aktivierter Genehmigung konnen Freiwillige neue Stunden einreichen. Admins konnen alle Stunden bearbeiten.
Was passiert wenn ein Freiwilliger nicht zur Schicht kommt?
Section titled “Was passiert wenn ein Freiwilliger nicht zur Schicht kommt?”Admins konnen den Status auf “Nicht erschienen” setzen. Die Stunden werden dann nicht gutgeschrieben.
Kann ich Zertifikate fur geleistete Stunden ausstellen?
Section titled “Kann ich Zertifikate fur geleistete Stunden ausstellen?”Uber die Stunden-Ubersicht kannst du die Daten exportieren. Eine integrierte Zertifikat-Funktion ist in Planung.
Wie kann ich Top-Freiwillige hervorheben?
Section titled “Wie kann ich Top-Freiwillige hervorheben?”Nutze die “Featured Members”-Funktion im Verzeichnis-Tab, um besonders aktive Freiwillige hervorzuheben.