Funktionen

Im dritten Schritt des Zeiterfassung-Setups konfigurierst du die Funktionen. Diese Einstellungen bestimmen, welche Features im Zeiterfassung-Modul verfügbar sind.

Übersicht

Das Zeiterfassung-Modul bietet fünf konfigurierbare Funktionen:

Pausenerfassung

Pausenzeiten separat erfassen und verwalten.

Standort-Erfassung

GPS-Koordinaten beim Stempeln erfassen.

Kiosk-Modus

Terminal für mehrere Mitarbeiter.

Arbeitszeitkonto

Überstunden und Minusstunden verwalten.

Genehmigungsprozess

Einträge von Vorgesetzten genehmigen lassen.

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Was du im Setup siehst

Der Funktionen-Schritt zeigt dir:

1. Titel: „Funktionen”

2. Beschreibung: „Wähle die gewünschten Zeiterfassungs-Funktionen”

3. Info-Box: „Wähle die Funktionen aus, die für dein Team relevant sind. Alle Einstellungen können später angepasst werden.”

4. Toggle-Schalter für jede Funktion mit Beschreibung

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Die Funktionen im Detail

Pausenerfassung

Pausenerfassung

Pausenzeiten separat erfassen und verwalten

Eigenschaft	Wert
Standard	Aktiviert
Wirkung	Pause-Button beim Ein-/Ausstempeln
Automatik	Automatische Pausenabzüge möglich

Funktionsweise

1. Mitarbeiter stempelt ein — Arbeitszeit beginnt

2. Pause starten — Mitarbeiter tippt auf „Pause starten”

3. Pausentyp wählen — Kurze Pause oder Mittagspause

4. Pause beenden — Mitarbeiter tippt auf „Pause beenden”

5. Automatischer Abzug — Pause wird von Arbeitszeit abgezogen

Pausentypen

Typ	Beschreibung
Kurze Pause	Kurze Unterbrechung (z.B. 15 Min.)
Mittagspause	Längere Pause für Mahlzeiten (z.B. 30-45 Min.)

ArbZG-Konformität

Arbeitszeit	Pflichtpause
> 6 Stunden	Mind. 30 Minuten
> 9 Stunden	Mind. 45 Minuten

Wann aktivieren?

• Pflichtpausen einhalten: Gesetzliche Vorgaben erfüllen
• Genaue Erfassung: Netto-Arbeitszeit dokumentieren
• Transparenz: Pausenzeiten für Mitarbeiter und Manager sichtbar

Wann deaktivieren?

• Pauschale Pausen: Wenn Pausen pauschal abgezogen werden
• Einfachheit: Wenn nur Gesamtarbeitszeit relevant ist

Automatischer Abzug

Mit „Pausen automatisch abziehen” werden die gesetzlichen Mindestpausen automatisch berücksichtigt.

Standort-Erfassung

Standort-Erfassung (Geolocation)

GPS-Koordinaten beim Ein- und Ausstempeln erfassen

Eigenschaft	Wert
Standard	Deaktiviert
Wirkung	Standort-Prüfung beim Stempeln
Voraussetzung	GPS-Berechtigung der App

Funktionsweise

1. Mitarbeiter öffnet Zeiterfassung — App fragt GPS-Standort ab

2. Standort wird geprüft — Vergleich mit definierten Arbeitsorten

3. Validierung — „Am Arbeitsplatz” oder „Außerhalb”

4. Stempeln — Mit oder ohne Warnung möglich

5. Protokollierung — Standort wird im Eintrag gespeichert

Geofencing

Begriff	Beschreibung
Arbeitsort	Definierter Standort mit GPS-Koordinaten
Radius	Erlaubter Bereich um den Arbeitsort (z.B. 100m)
Geofence	Virtueller Zaun um den Arbeitsort

Standort-Status

Status	Symbol	Bedeutung
Am Arbeitsplatz	✓	Innerhalb des Geofence
Außerhalb	⚠	Außerhalb des definierten Bereichs
Standort prüfen…	⏳	GPS-Signal wird ermittelt

Wann aktivieren?

• Mobile Mitarbeiter: Außendienst, Baustellen, Kundenbesuche
• Mehrere Standorte: Filialen, Niederlassungen
• Compliance: Nachweis des Arbeitsortes erforderlich
• Missbrauchsprävention: Stempeln nur am Arbeitsort

Wann deaktivieren?

• Einzelner Standort: Alle Mitarbeiter arbeiten am gleichen Ort
• Home-Office: Mitarbeiter arbeiten von zu Hause
• Datenschutz: GPS-Erfassung nicht gewünscht

Datenschutz

Die Standort-Erfassung muss datenschutzkonform kommuniziert werden. Informiere deine Mitarbeiter über die GPS-Nutzung.

Arbeitsorte definieren

Arbeitsorte werden im Zeiterfassung-Editor unter „Standorte” definiert.

Kiosk-Modus

Kiosk-Modus

Terminal für mehrere Mitarbeiter zum Stempeln

Eigenschaft	Wert
Standard	Deaktiviert
Wirkung	Gemeinsames Stempel-Terminal
Einsatz	Tablet oder PC am Eingang

Funktionsweise

1. Kiosk-Gerät aufstellen — Tablet/PC am Eingang oder in der Küche

2. Kiosk-Modus aktivieren — In den App-Einstellungen

3. Mitarbeiter identifizieren — Per PIN, QR-Code oder Auswahl

4. Stempeln — Ein- oder Ausstempeln mit einem Tipp

5. Automatische Abmeldung — Nach dem Stempeln wird Kiosk zurückgesetzt

Identifikationsmethoden

Methode	Beschreibung
PIN-Eingabe	Persönlicher 4-6-stelliger PIN
QR-Code	Mitarbeiter scannt persönlichen Code
Auswahlliste	Mitarbeiter wählt sich aus Liste
NFC-Karte	Mitarbeiterausweis (falls unterstützt)

Vorteile

Vorteil	Beschreibung
Zentraler Punkt	Ein Gerät für alle Mitarbeiter
Kein Smartphone	Mitarbeiter benötigen keine App
Schnell	Stempeln in Sekunden
Kontrolle	Stempeln nur am definierten Ort

Wann aktivieren?

• Produktion: Mitarbeiter ohne Smartphone
• Einzelhandel: Schnelles Stempeln beim Betreten
• Gastronomie: Gemeinsames Terminal in der Küche
• Schichtbetrieb: Stempel-Station am Eingang

Wann deaktivieren?

• Büroarbeit: Jeder hat eigenes Smartphone/PC
• Home-Office: Mitarbeiter arbeiten dezentral
• Kleine Teams: Jeder stempelt individuell

Tablet als Kiosk

Ein günstiges Android-Tablet reicht für den Kiosk-Modus aus. Befestige es am Eingang.

Arbeitszeitkonto

Arbeitszeitkonto

Überstunden und Minusstunden verwalten

Eigenschaft	Wert
Standard	Aktiviert
Wirkung	Soll-/Ist-Vergleich und Saldo
Berechnung	Automatisch pro Monat

Funktionsweise

1. Soll-Stunden definieren — Wöchentliche Arbeitszeit festlegen

2. Ist-Stunden erfassen — Durch Ein-/Ausstempeln

3. Saldo berechnen — Überstunden oder Minusstunden

4. Übertrag — Saldo wird in nächsten Monat übernommen

5. Auswertung — Monatliche und jährliche Übersicht

Berechnungsbeispiel

Wert	Beispiel
Soll-Stunden/Woche	40 Stunden
Soll-Stunden/Monat	~173 Stunden
Ist-Stunden	180 Stunden
Saldo	+7 Stunden (Überstunden)

Flex-Zeit-Grenzen

Einstellung	Beschreibung
Max. Überstunden	Maximales Guthaben (z.B. +40h)
Max. Minusstunden	Maximale Schuld (z.B. -20h)

Kontostand-Anzeige

Saldo	Anzeige
Positiv	+7h (Überstunden)
Negativ	-3h (Minusstunden)
Ausgeglichen	±0h

Wann aktivieren?

• Flexible Arbeitszeiten: Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit
• Überstunden-Verwaltung: Überstunden aufbauen/abbauen
• Transparenz: Mitarbeiter sehen ihren Kontostand

Wann deaktivieren?

• Feste Arbeitszeiten: Keine Flexibilität nötig
• Schichtarbeit: Arbeitszeit durch Schichten definiert
• Externe Verwaltung: Arbeitszeitkonto wird anderweitig geführt

Schichten-Integration

Bei aktivem Schichtplanung-Modul werden die Soll-Stunden aus den Mitarbeiter-Verträgen übernommen.

Genehmigungsprozess

Genehmigungsprozess

Zeiteinträge müssen von Vorgesetzten genehmigt werden

Eigenschaft	Wert
Standard	Deaktiviert
Wirkung	Einträge benötigen Freigabe
Genehmiger	Manager oder Admin

Funktionsweise

1. Mitarbeiter stempelt — Zeiteintrag wird erstellt

2. Status: Ausstehend — Eintrag wartet auf Genehmigung

3. Manager prüft — Übersicht aller ausstehenden Einträge

4. Genehmigen/Ablehnen — Manager entscheidet

5. Benachrichtigung — Mitarbeiter wird informiert

Genehmigungsarten

Art	Beschreibung
Alle Einträge	Jeder Zeiteintrag benötigt Genehmigung
Nur Korrekturen	Nur nachträgliche Änderungen
Automatisch	Nach X Tagen automatisch genehmigt

Status-Workflow

Status	Bedeutung
Ausstehend	Wartet auf Genehmigung
Genehmigt	Vom Manager freigegeben
Abgelehnt	Vom Manager zurückgewiesen

Wann aktivieren?

• Kontrolle: Manager möchte alle Einträge prüfen
• Compliance: Arbeitszeit-Dokumentation erforderlich
• Korrekturen: Nachträgliche Änderungen kontrollieren
• Große Teams: Überblick über Arbeitszeiten behalten

Wann deaktivieren?

• Vertrauen: Mitarbeiter dokumentieren eigenverantwortlich
• Kleine Teams: Persönliche Abstimmung möglich
• Schnelligkeit: Genehmigung verzögert Prozess

Automatische Genehmigung

Mit „Auto-Genehmigung nach X Tagen” werden Einträge automatisch genehmigt, wenn keine Aktion erfolgt.

Genehmigungs-Workflow

Genehmigungs-Workflows helfen bei der Kontrolle der Arbeitszeiten und ermöglichen eine Freigabe durch Vorgesetzte.

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Zusammenfassung der Optionen

Option	Beschreibung	Standard
Pausenerfassung	Pausenzeiten separat erfassen	An
Standort-Erfassung	GPS beim Stempeln erfassen	Aus
Kiosk-Modus	Terminal für mehrere Mitarbeiter	Aus
Arbeitszeitkonto	Überstunden/Minusstunden verwalten	An
Genehmigungsprozess	Einträge müssen genehmigt werden	Aus

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Empfohlene Konfigurationen

Bürobetrieb mit Gleitzeit

Option	Empfehlung
Pausenerfassung	An
Standort-Erfassung	Aus
Kiosk-Modus	Aus
Arbeitszeitkonto	An
Genehmigungsprozess	Optional

Produktion / Schichtbetrieb

Option	Empfehlung
Pausenerfassung	An
Standort-Erfassung	Optional
Kiosk-Modus	An
Arbeitszeitkonto	An
Genehmigungsprozess	An

Einzelhandel / Gastronomie

Option	Empfehlung
Pausenerfassung	An
Standort-Erfassung	Aus
Kiosk-Modus	An
Arbeitszeitkonto	Optional
Genehmigungsprozess	Optional

Mobile Mitarbeiter / Außendienst

Option	Empfehlung
Pausenerfassung	An
Standort-Erfassung	An
Kiosk-Modus	Aus
Arbeitszeitkonto	An
Genehmigungsprozess	An

Kleine Teams / Startups

Option	Empfehlung
Pausenerfassung	An
Standort-Erfassung	Aus
Kiosk-Modus	Aus
Arbeitszeitkonto	An
Genehmigungsprozess	Aus

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Später im Editor anpassen

Alle Einstellungen können später im Zeiterfassung-Editor angepasst werden:

Editor-Tabs

Tab	Einstellungen
Allgemein	Zeiterfassung aktivieren/deaktivieren
Stempeln	Frühes Einstempeln, Karenzzeit, Auto-Ausstempeln
Pausen	Pausenregeln, automatische Abzüge
Konto	Soll-Stunden, Flex-Zeit-Grenzen
Genehmigung	Genehmigungs-Workflow
Standorte	Arbeitsorte für Geofencing
Export	Export-Formate

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Abhängigkeiten

Funktion	Abhängigkeit
Pausenerfassung	Keine
Standort-Erfassung	GPS-Berechtigung
Kiosk-Modus	Keine
Arbeitszeitkonto	Keine
Genehmigungsprozess	Benachrichtigungs-Modul (optional)

Benachrichtigungs-Modul

Für Push-Benachrichtigungen bei Genehmigungsanfragen sollte das Benachrichtigungs-Modul aktiviert sein.

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Tipps

Schrittweise aktivieren

Aktiviere zunächst nur die grundlegenden Funktionen (Pausen, Arbeitszeitkonto) und füge weitere später hinzu.

ArbZG beachten

Die Pausenerfassung hilft dir, die gesetzlichen Pausenvorgaben einzuhalten.

Kiosk für Produktion

Der Kiosk-Modus ist ideal für Mitarbeiter ohne eigenes Smartphone.

Geolocation für Außendienst

Die Standort-Erfassung eignet sich besonders für mobile Mitarbeiter.

Genehmigung für Compliance

Der Genehmigungsprozess unterstützt bei Audits und Arbeitszeitnachweisen.

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Nächste Schritte

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