Funktionen

Im Funktionen-Tab aktivierst oder deaktivierst du die Features deines Dokumentenbereichs. Diese Einstellungen beeinflussen, was Nutzer mit Dokumenten machen können und welche Informationen angezeigt werden.

Kernfunktionen

Die wichtigsten Funktionen für die Nutzung von Dokumenten.

Download aktivieren

Was es macht: Ermöglicht das Herunterladen von Dokumenten auf das Gerät.

So findest du es: Funktionen > Kernfunktionen > Download aktivieren

Optionen:

Einstellung	Wirkung
An	Download-Button wird angezeigt, Dokumente können heruntergeladen werden
Aus	Kein Download möglich

Standard: An

Was sich ändert wenn aktiviert:

Download-Icon erscheint bei jedem Dokument
Nutzer können Dokumente lokal speichern
Bei Nicht-PDF-Dateien ist Download der einzige Zugriff

Teilen aktivieren

Was es macht: Ermöglicht das Teilen von Dokumenten über das System-Teilen-Menü.

So findest du es: Funktionen > Kernfunktionen > Teilen aktivieren

Optionen:

Einstellung	Wirkung
An	Teilen-Button wird angezeigt
Aus	Kein Teilen möglich

Standard: An

Was sich ändert wenn aktiviert:

Teilen-Icon erscheint bei jedem Dokument
Nutzer können Dokumente per E-Mail, Messenger etc. teilen

Volltextsuche aktivieren

Was es macht: Ermöglicht die Suche im Inhalt von PDF-Dokumenten.

So findest du es: Funktionen > Kernfunktionen > Volltextsuche aktivieren

Optionen:

Einstellung	Wirkung
An	Suche durchsucht auch den PDF-Inhalt
Aus	Suche durchsucht nur Titel und Beschreibung

Standard: An

Was sich ändert wenn aktiviert:

Suchergebnisse zeigen Treffer aus dem Dokumentinhalt
Besonders nützlich bei umfangreichen Dokumenten

Dokumentinfo anzeigen

Was es macht: Zeigt Metadaten wie Dateigröße, Seitenanzahl und Format an.

So findest du es: Funktionen > Kernfunktionen > Dokumentinfo anzeigen

Optionen:

Einstellung	Wirkung
An	Metadaten werden angezeigt
Aus	Nur Titel und ggf. Beschreibung sichtbar

Standard: An

Angezeigte Informationen:

Dateigröße (z.B. “2,5 MB”)
Seitenanzahl bei PDFs (z.B. “12 Seiten”)
Dateityp (z.B. “PDF”, “Word”)
Aufrufe (wenn aktiviert)

Organisation

Funktionen zur Strukturierung und Filterung von Dokumenten.

Featured-Bereich aktivieren

Was es macht: Ermöglicht das Hervorheben wichtiger Dokumente.

So findest du es: Funktionen > Organisation > Featured-Bereich aktivieren

Optionen:

Einstellung	Wirkung
An	Hervorgehobene Dokumente erscheinen in einem speziellen Bereich
Aus	Alle Dokumente werden gleich behandelt

Standard: An

Was sich ändert wenn aktiviert:

“Empfohlen”-Bereich erscheint oben
Wichtige Dokumente können markiert und prominent angezeigt werden
Nutzer sehen die wichtigsten Dokumente zuerst

Kategorien aktivieren

Was es macht: Ermöglicht die Organisation von Dokumenten in Kategorien.

So findest du es: Funktionen > Organisation > Kategorien aktivieren

Optionen:

Einstellung	Wirkung
An	Kategorie-Filter wird angezeigt, Dokumente können kategorisiert werden
Aus	Keine Kategorien, alle Dokumente in einer flachen Liste

Standard: An

Was sich ändert wenn aktiviert:

Kategorie-Chips erscheinen zur Filterung
Dokumente können einer Kategorie zugeordnet werden
Nutzer können nach Kategorien filtern

Tags aktivieren

Was es macht: Ermöglicht flexible Verschlagwortung mit Tags.

So findest du es: Funktionen > Organisation > Tags aktivieren

Optionen:

Einstellung	Wirkung
An	Tags werden angezeigt und können zum Filtern genutzt werden
Aus	Keine Tags

Standard: An

Was sich ändert wenn aktiviert:

Tags werden bei Dokumenten angezeigt
Nutzer können nach Tags filtern
Dokumente können mehrere Tags haben

Alle Einstellungen auf einen Blick

Einstellung	Bereich	Standard
Download aktivieren	Kernfunktionen	An
Teilen aktivieren	Kernfunktionen	An
Volltextsuche aktivieren	Kernfunktionen	An
Dokumentinfo anzeigen	Kernfunktionen	An
Featured-Bereich aktivieren	Organisation	An
Kategorien aktivieren	Organisation	An
Tags aktivieren	Organisation	An

Beispiel-Konfigurationen

Einfache Dokumentenbibliothek

An: Download, Teilen, Dokumentinfo
Aus: Volltextsuche, Featured, Kategorien, Tags

Ideal für kleine Sammlungen mit wenigen Dokumenten.

Umfangreiche Wissensdatenbank

An: Alle Funktionen

Ideal für große Dokumentensammlungen mit vielen Kategorien und häufiger Suche.

Nur-Lesen-Bibliothek

An: Dokumentinfo, Featured, Kategorien
Aus: Download, Teilen, Volltextsuche, Tags

Ideal wenn Dokumente nur in der App angesehen werden sollen.

Katalog mit Highlights

An: Download, Teilen, Featured, Kategorien, Dokumentinfo
Aus: Volltextsuche, Tags

Ideal für Produktkataloge oder Broschürensammlungen.

Tipps

Häufige Fragen

Warum sollte ich Download deaktivieren?

Wenn Dokumente nur in der App gelesen werden sollen und nicht auf dem Gerät gespeichert werden dürfen. Beachte aber, dass einige Dateiformate dann nicht nutzbar sind.

Was ist der Unterschied zwischen Kategorien und Tags?

Kategorien: Ein Dokument gehört zu genau einer Kategorie (hierarchisch)
Tags: Ein Dokument kann beliebig viele Tags haben (flexibel)

Wie viele Kategorien sollte ich haben?

5-10 Kategorien sind optimal. Weniger als 3 macht Kategorien überflüssig, mehr als 15 kann unübersichtlich werden.

Werden die Einstellungen sofort aktiv?

Ja, alle Änderungen werden sofort gespeichert und sind direkt in der App sichtbar.